Gestire e controllare il progetto

Scopo

Per tutta la durata del progetto i partecipanti sono incaricati e gestiti in modo che possano svolgere i propri compiti. L'avanzamento del progetto è monitorato continuamente e la pianificazione è aggiornata di conseguenza.

Idea di fondo

La gestione e il controllo del progetto si basano sulla sua pianificazione. La pianificazione descrive come raggiungere gli obiettivi (situazione target) e illustra lo stato attuale del progetto (situazione attuale) come pure lo sviluppo futuro (previsione).

Il project manager assegna i mandati di lavoro, gestisce e assiste i partecipanti al progetto e coordina le interdipendenze tra i lavori.

I compiti e i risultati definiti nella pianificazione sono concretizzati mediante mandati di lavoro. Ciò consente di rendere trasparenti i processi lavorativi, di affinare costantemente la pianificazione e di ridurre il rischio di malintesi.

Sulla base della pianificazione e dei mandati di lavoro viene periodicamente monitorato l'avanzamento del progetto. I valori effettivi della situazione aggiornata del progetto sono rilevati e confrontati con la pianificazione. Le spese, i costi e le scadenze per lo svolgimento futuro del progetto sono stimati e indicati come previsione nella pianificazione. In caso di divergenze, presenti o previste, rispetto alla pianificazione, il project manager prende i provvedimenti necessari al raggiungimento degli obiettivi. L'efficacia delle misure viene valutata costantemente.

Le informazioni sullo stato del progetto e sui suoi sviluppi futuri vengono fornite tramite reporting alla guida del progetto.

Il reporting (creazione di rapporti) garantisce l'informazione formalmente standardizzata tra la gestione del progetto, la guida del progetto e gli altri servizi interessati.

Specifico a HERMES

Le informazioni relative alla gestione e al controllo del progetto sono incluse nel piano di gestione del progetto.

Il reporting è regolamentato nel piano di gestione del progetto ed è costituito dalle riunioni di progetto e dai relativi rapporti. Del sistema di rapporti fanno parte il rapporto sullo stato del progetto e il rapporto di fase. A seconda delle direttive dell'organizzazione permanente possono essere necessari altri rapporti.

I mandati di lavoro sono assegnati in anticipo ai collaboratori di progetto in funzione dei loro ruoli.

Se si rendono necessarie delle modifiche determinanti al progetto, esse sono trattate attraverso il compito Gestire le modifiche.

La pianificazione dettagliata della fase successiva avviene con il compito Preparare l'avvio della fase.

Attività

  1. Svolgere la riunione iniziale con i partecipanti e creare la cultura di progetto
  2. Determinare le condizioni quadro e le direttive per il reporting
  3. Definire nel piano di gestione del progetto il reporting con il sistema di rapporti e le riunioni di progetto e concordarlo con il committente
  4. Elaborare secondo le direttive i rapporti sullo stato del progetto e preparare, condurre e rielaborare le riunioni, elaborare il verbale. Registrare le decisioni prese
  5. Concordare costantemente con il committente lo sviluppo del progetto e le constatazioni importanti
  6. Gestire i collaboratori del progetto e assicurare l'orientamento agli obiettivi
  7. Elaborare i mandati di lavoro e assicurare una comprensione comune per quanto concerne procedimento e risultati
  8. Coordinare le interdipendenze tra i mandati
  9. Effettuare il controllo dell'avanzamento del progetto, a tal fine confrontare i valori attuali con i valori pianificati e fare delle previsioni
  10. Analizzare le divergenze rispetto alla pianificazione e avviare le misure
  11. Aggiornare costantemente il piano di gestione del progetto

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