Die Erarbeitung der Ausschreibungsunterlagen erlaubt eine formal korrekte Ausschreibung durchzuführen, vergleichbare Angebote einzuholen und eine nachvollziehbare und vergleichbare Bewertung der Angebote zu ermöglichen.

Die Ausschreibungsunterlagen werden so detailliert erstellt, dass die Angebote nachvollziehbar bewertet werden können. Dazu werden im Kriterienkatalog die Fragen zu den Bewertungskriterien festgelegt.

Um die eingegangenen Angebote miteinander vergleichen zu können, wird ein Lastenheft erstellt. Das Lastenheft (auch Pflichtenheft genannt) beschreibt die Anforderungen an die zu beschaffenden Leistungen (Güter, Dienstleistungen usw.) und das Vorgehen für die Beschaffungsdurchführung. Bei der Erstellung des Lastenhefts wird man sich bewusst, was wirklich benötigt wird, der Anbieter wiederum erkennt, was der Kunde will. Es zwingt den Anbieter aber auch, zu Fragen Stellung zu nehmen, denen er vielleicht lieber ausweichen möchte, ferner, das Angebot in geforderter Struktur abzugeben. So wird eine klare einheitliche Bezugsbasis geschaffen.

Der Vertragsentwurf bildet die Grundlage für den Vertragsabschluss und ist Teil der Ausschreibungsunterlagen.

Die Ausschreibungsunterlagen beruhen auf der Beschaffungsanalyse und richten sich nach ihr. Sie bestehen aus verschiedenen Dokumenten. Sie umfassen das Lastenheft, den Kriterienkatalog, den Vertragsentwurf, den Ausschreibungstext und weitere Dokumente. Der Kriterienkatalog muss alle Eignungskriterien, Technischen Spezifikationen, Zuschlagskriterien und das anzuwendende Bewertungsmodell enthalten.

Bei einer öffentlichen Ausschreibung müssen die Ausschreibungsunterlagen die formalen und beschaffungsrechtlichen Anforderungen (gemäss Beschaffungsanalyse) erfüllen.

Die in anderen Modulen erarbeiteten Ergebnisse wie Lösungs- und Organisationsanforderungen, Konzepte usw. sind, soweit relevant und vorhanden, ein integrierender Bestandteil des Lastenhefts.

1. Beschaffungsanalyse
2. Projektmanagementplan
3. Schutzbedarfsanalyse
4. Studie
5. Organisationsanforderungen
6. Lösungsanforderungen

1. Ausschreibungsunterlagen mit Lastenheft, Kriterienkatalog, Vertragsentwurf, Ausschreibungstext und weiteren Unterlagen erstellen.
2. Ausschreibungsunterlagen mit den Controlling- und Vorgabestellen abstimmen bzw. durch diese prüfen lassen.

1. Ausschreibungsunterlagen