Mit der Erarbeitung der Beschaffungsanalyse werden alle beschaffungsrelevanten Informationen und Vorgaben zusammengetragen, der Ausschreibungsprozess vorbereitet und die Grundlage für die Wahl der Verfahrensart erstellt. Es wird sichergestellt, dass die Beschaffung mit der Durchführungsplanung abgestimmt ist.

Die Beschaffungsanalyse dient der rechtzeitigen und vollständigen Bereitstellung von Informationen, was durch wen beschafft werden soll, wie sich der Markt präsentiert, welche anderen Rahmenbedingungen zu beachten sind, ob eventuell beschaffungsrechtliche Anforderungen zu erfüllen sind und welches Beschaffungsverfahren zum Tragen kommt. Die Beschaffungsanalyse wird mit den Controlling- und Vorgabestellen für das Beschaffungswesen abgestimmt.

Ausschreibung, Evaluation und Beschaffung werden aus fachlicher und rechtlicher Sicht vorbereitet, der grobe finanzielle Rahmen wird abgesteckt.

In der Beschaffungsanalyse werden grundsätzliche Vorgehensfragen geklärt wie:

1. Wie begründet sich die Ausschreibung, wie ist der konkrete Handlungsbedarf?
2. Was soll genau beschafft werden, in welcher Menge und in welcher Qualität?
3. Wie gestaltet sich die derzeitige Marktsituation, wie ist das allgemeine Angebot?
4. In welchem Markt bewegt man sich?
   Mit wie vielen Anbietenden ist zu rechnen?
   Welche Anbieter und Lieferanten kommen in Frage?
   Bestehen bereits Verträge und wie lange ist deren Laufdauer?
   Welche sind die Anforderungen an die Anbieter?
5. Wer ist im Projekt wofür zuständig?
   Wer erstellt die Ausschreibungsunterlagen, wer evaluiert und bewertet, wer erstellt den Evaluationsbericht, usw.?
   Wie läuft der Entscheidungsprozess ab?
6. Mit welchen Kosten ist für das Beschaffungsobjekt zu rechnen?
7. Wann soll beschafft werden?
   Welcher ist der geplante Zeitraum/Nutzungsdauer?
   Wie ist die zeitliche Abstimmung mit dem Projekt?
   Wie sieht der konkrete Beschaffungsplan aus?
8. Ist die Finanzierung für das gesamte Beschaffungsvorhaben gewährleistet, inkl. Folgekosten?
9. Wie gestaltet sich der gesamte Beschaffungsablauf betreffend Standards und Vertragsformen?
10. Welches Ausschreibungsverfahren wird angewendet?
11. In welcher Form werden Fragen zu den Ausschreibungsunterlagen beantwortet?
    Sind Anbieterpräsentationen vorgesehen?

Die Beschaffungsanalyse berücksichtigt interne und gesetzliche Vorgaben, Abläufe und Fristen.

Die Erarbeitung des Vergabeverfahrens soll so früh wie möglich, also bereits in der Phase Initialisierung, gestartet werden. Das Projekt soll unter keinen Umständen durch die für eine Ausschreibung notwendigen Abklärungen und Abstimmungen verzögert werden.

Wird im Rahmen der Erarbeitung der Studie erkannt, dass in einer oder mehreren Varianten die Lösungsbeschaffung vorgesehen ist, muss eine Beschaffungsanalyse erarbeitet werden. Bei der Erarbeitung der Beschaffungsanalyse gilt, dass sie und die Studie aufeinander abgestimmt sind. Dies gilt insbesondere für den Beschaffungsplan.

Die Ausschreibung selbst findet erst nach der Durchführungsfreigabe statt.

1. Meilenstein Projektinitialisierungsfreigabe
2. Studie

1. Bedarfsanalyse und Marktanalyse durchführen und Informationen zu möglichen Lösungen (Produkte, Services usw.) beschaffen.
2. Kickoff-Sitzung in die Wege leiten.
3. Verfahrensart aufgrund der Charakteristik der Beschaffung, der Vorgaben der Stammorganisation und den gesetzlichen Grundlagen festlegen.
4. Aufgaben, Aktivitäten und Ergebnisse konkretisieren und die Vorgaben der Stammorganisation und der gesetzlichen Grundlagen berücksichtigen.
5. Beschaffungsplan aus terminlicher und finanzieller Sicht erstellen und soweit bereits möglich, mit der Planung aus der Studie abstimmen.
6. Anforderungen zur Projektorganisation formulieren.
7. Personelle und finanzielle Ressourcen für die Beschaffung planen.
8. Beschaffungsanalyse mit den für das Beschaffungswesen verantwortlichen Controlling- und Vorgabestellen abstimmen.

1. Beschaffungsanalyse