L'élaboration de l'analyse de l'appel d'offres permet de rassembler toutes les informations et prescriptions relatives à l'appel d'offres, de préparer la procédure d'appel d'offres et de définir les éléments qui permettront de choisir le type de procédure. On doit s'assurer que l'achat et la planification du déroulement du projet sont coordonnés.

L'analyse de l'appel d'offres sert à fournir en temps utile toutes les informations sur ce qui doit être acheté, sur les personnes qui doivent s'en charger, sur la situation du marché, sur les autres conditions-cadresà prendre en compte, sur les éventuelles exigences du droit des marchés publics à respecter et sur la procédure à appliquer. Elle est coordonnée avec les organes de prescription et de contrôle de gestion responsables des marchés publics.

Les aspects techniques et juridiques de l'appel d'offres, de l'évaluation et de l'achat sont clarifiés, et le cadre financier approximatif est défini.

L'analyse de l'appel d'offres permet de clarifier des questions fondamentales de procédure, notamment celles qui suivent:

1. Qu'est-ce qui justifie l'appel d'offres ? Quels sont les besoins concrets ?
2. Que faut-il acheter exactement ? En quelle quantité ? Dans quelle qualité ?
3. Quelle est la situation du moment sur le marché ? Quelle est l'offre générale ?
4. Sur quel marché évolue-t-on ?
   À combien de soumissionnaires doit-on s'attendre ?
   Quels soumissionnaires et fournisseurs entrent en ligne de compte ?
   Des contrats ont-ils déjà été conclus ? Quelle est leur durée de validité ?
   À quelles exigences les soumissionnaires doivent-ils répondre ?
5. Qui est responsable de quoi dans le projet ?
   Qui prépare le dossier d'appel d'offres, qui évalue, qui rédige le rapport d'évaluation,
   etc. ?
   Comment se déroule le processus de décision ?
6. Quels sont les coûts prévisibles de l'objet à acheter ?
7. Quand l'achat aura-t-il lieu ?
   Quelle est la période ou la durée d'utilisation prévue ?
   L'appel d'offres et le projet sont-ils bien coordonnés dans le temps ?
   Commen se présente concrètement le plan d'achat ?
8. Le financement est-il garanti pour l'ensemble du projet d'achat, y compris les coûts subséquents ?
9. Comment se déroulera la procédure d'achat dans son ensemble en ce qui concerne les normes et les différentes formes de contrat ?
10. Quelle procédure d'appel d'offres sera utilisée ?
11. Comment les questions relatives au dossier d'appel d'offres seront-elles traitées ?
    A-t-on prévu que les soumissionnaires fassent des présentations ?

L'analyse de l'appel d'offres tient compte des prescriptions internes, du cadre légal, des procédures et des délais.

L'élaboration de la procédure d'adjudication doit commencer le plus tôt possible, c'est-à-dire dès la phase d'initialisation. Le projet ne doit en aucun cas être retardé par les clarifications et les concertations nécessaires à un appel d'offres.

Si, lors de l'élaboration de l'étude, on se rend compte qu'une ou plusieurs variantes sont prévues pour l'achat de la solution, il convient d'élaborer une analyse de l'appel d'offres. Lors de l'élaboration de cette analyse, on veillera à que cette dernière soit coordonnée avec l'étude. Cela vaut en particulier pour le plan d'achat.

L'appel d'offres lui-même n'a lieu qu'après la libération de l'exécution.

1. Jalon Libération de l'initialisation du projet
2. Étude

1. effectuer une analyse des besoins et du marché et recueillir des informations sur les solutions possibles (produits, services, etc.)
2. organiser une réunion de lancement
3. définir le type de procédure en fonction des caractéristiques de l'achat, des directives de l'organisation permanente et des bases légales
4. concrétiser les tâches, les activités et les résultats et tenir compte des directives de l'organisation permanente et des bases légales
5. établir un plan d'achat du point de vue des délais et des finances et, dans la mesure où cela est déjà possible, le coordonner avec la planification issue de l'étude
6. formuler les exigences relatives à l'organisation de projet
7. planifier les ressources humaines et financières pour l'achat
8. coordonner l'appel d'offres avec les organes de prescription et de contrôle de gestion responsables des marchés publics

1. Analyse de l'appel d'offres