Pilotage du programme et des projets

Lors du lancement d'un programme, les besoins en ressources financières et humaines, du programme comme des projets, ne peuvent généralement être estimés que de manière approximative, car ni les variantes et concepts de solutions des projets ne sont pas encore connus. C'est pourquoi la gestion du programme nécessite un pilotage financier adapté à cette situation et une gestion spécifique des risques financiers.

Pilotage financier des projets du programme

L'estimation du coût total du programme se fonde sur les bases du programme. L'étude de programme permet de définir sommairement l'étendue des projets afin d'estimer de manière large les ressources financières et autres nécessaires aux projets, à la gestion et la coordination du programme et aux prestations transversales de celui-ci.

Le financement d'un programme doit en principe être réglé et garanti avant que son exécution ne soit libérée. Il va de soi qu'ici aussi les conditions cadre et les directives de l'organisation permanente doivent être prises en compte. Comme les programmes s'étendent généralement sur plusieurs années, la disponibilité des fonds sur plusieurs années et les processus de budgétisation doivent être pris en compte.

La libération des fonds pour le programme est effectuée par phase par le mandant du programme ou selon les directives de l'organisation permanente. Pour les projets, les fonds sont libérés par le mandant ou le chef du programme, selon la forme d'organisation.

Objets du contrôle de gestion

Le contrôle de gestion des projets et du programme s'effectue conformément aux directives de l'organisation permanente. Le financement, la libération des fonds et le contrôle de gestion sont généralement organisés en «?objets de contrôle de gestion?». Les principes suivants sont courants:

  1. un objet par projet et, le cas échéant, par sous-projet
  2. un objet pour l'élaboration des bases du programme
  3. un objet pour l'organisation du programme (contrôle/conduite/coordination/assistance)
  4. en fonction de la situation, des objets pour les prestations transversales du programme destinées aux projets

Ces objets de contrôle constituent la base de l'estimation, de la budgétisation, de la comparaison des objectifs et des résultats et des prévisions à intégrer au rapport sur l'état du programme.

Gestion des risques et de leurs conséquences financières

En raison de la durée généralement longue des programmes et des incertitudes en matière d'estimation, il est nécessaire de mettre en place une gestion appropriée des réserves et des provisions destinées à couvrir les risques ou à financer les solutions prévues en cas de survenance de risques.

Pour que les réserves et les positions à risque soient activement contrôlées au niveau du programme, il est recommandé:

  1. de prévoir des provisions pour les risques au niveau du pilotage du programme, éventuellement aussi dans les projets (selon la forme d'organisation)
  2. de prévoir des provisions pour les risques au niveau du programme, éventuellement aussi dans les projets (selon la forme d'organisation)
Gestion des ressources humaines

La planification des ressources humaines se fait principalement au niveau des projets. La gestion de programme offre plus d'avantages que la gestion de projets au sein d'un portefeuille en raison des prestations transversales. Les ressources nécessaires à ces prestations doivent donc aussi être analysées et planifiées.

La gestion du programme a également pour mission de déterminer les ressources humaines nécessaires à l'ensemble des projets, d'identifier les goulots d'étranglement des projets du programme en matière de ressources et de prendre des mesures pour prévenir les problèmes.