«Piccole azioni portate a termine sono meglio di grandi azioni pianificate»

(Peter Marshall)

In tempi frenetici come i nostri, i metodi agili hanno in molti casi dato prova di superiorità rispetto a quelli tradizionali. È quindi logico che le autorità li adottino sempre più spesso e che abbiano trovato spazio anche in HERMES. Tuttavia, come il Controllo federale delle finanze (CDF) ha già potuto constatare in altre occasioni, l'utilizzo coerente di un metodo non può purtroppo garantire un'efficace realizzazione del progetto. Anche altri aspetti sono importanti. Per questo, vi incoraggiamo a tenere in considerazione gli elementi riportati qui di seguito.

Tenete conto del cambiamento culturale quando apportate modifiche

Fin dall'inizio di un progetto, è indispensabile che i soggetti coinvolti siano consapevoli del fatto che il motore trainante dell'innovazione non è solo la tecnologia, bensì ogni singolo collaboratore. Occorre quindi incoraggiare il dialogo, imparare a convivere con l'incertezza, rimettete in discussione i tabù e ammettete gli errori. La cultura dell'«errore zero» è fatale, soprattutto (anche se non solo) nel mondo agile.

Mettete sia l'azienda che l'utente finale al centro dell'attenzione

In qualità di committenti, guidate il progetto concentrandovi sui benefici aziendali attesi e preparate i rapporti di conseguenza. Ad esempio, definite delle pietre miliari (milestone) per stabilire entro quando volete che un compito sia svolto e delegate l'esecuzione del progetto principalmente al team.

Per quanto concerne i progetti di trasformazione dell'amministrazione, non esitate a rimettere in discussione l'organizzazione e i processi esistenti. Motivate i partecipanti a trovare la soluzione assieme agli utenti che, nel caso dell'amministrazione, sono per esempio i cittadini, le imprese, i beneficiari di sovvenzioni, ma anche i Cantoni e i Comuni. Osate sollecitare tutti i soggetti coinvolti a collaborare gli uni con gli altri, in modo che alla fine si stabilisca un processo end-to-end comune.

Nel vostro progetto, unite tutti i pezzi del puzzle senza lasciare spazi vuoti

Orchestrate i vostri progetti in maniera tale che insieme contribuiscano al raggiungimento degli obiettivi strategici stabiliti. Coinvolgete tempestivamente i responsabili dell'architettura, del controllo interno * .Sistema di controllo interno (SCI) dell'Amministrazione federale, introdotto tra il 2007 e il 2008. e della sicurezza , affinché le vostre esigenze siano effettivamente tenute in considerazione. Infine, assicuratevi che ci siano abbastanza casi di test per verificare il controllo interno e gli elementi di sicurezza e che tali test siano automatizzati il più possibile.

Fornite le necessarie competenze alla vostra organizzazione

Fate in modo di disporre per tempo delle risorse chiave indispensabili per portare a termine il progetto e chiarite le responsabilità specifiche dei ruoli in maniera inequivocabile. Assicuratevi che il rappresentante degli utenti (product owner) disponga sia delle conoscenze tecniche che del potere decisionale necessario e non cominciate i lavori senza disporre di un sistema di gestione della qualità e dei rischi idoneo.

Valuteremo con attenzione questi aspetti durante le nostre verifiche presso l'Amministrazione federale e saremo felici di scoprire questo nuovo mondo assieme a tutti gli utenti. In caso di domande, non esitate a contattarci: info@efk.admin.ch .

Controllo federale delle finanze CDF

www.efk.admin.ch

HERMES nella sua nuova veste

(Libor F. Stoupa, autore di HERMES - Gestione di progetti, edizione 2022)

L'edizione 2022 di HERMES - Gestione di progetti riflette sia i cambiamenti intervenuti negli ultimi anni nell'approccio adottato nei confronti di un progetto sia le aspettative degli utenti per quanto riguarda l'iter che questo deve seguire. L'approccio agile ai progetti è stato quindi adeguato alle esigenze attuali dell'organizzazione interessata al fine di ottimizzarlo e integrarlo nel modello a fasi, il tutto in conformità con la governance e prestando attenzione a mantenere una procedura unificata nei progetti e le interfacce con l'ambiente del progetto già consolidate. Un altro obiettivo perseguito è stato quello di attribuire più peso ad aspetti come l'organizzazione e l'orientamento commerciale dell'azienda riducendo nel contempo il peso degli aspetti informatici.

Nel nuovo metodo HERMES si distingue tra la gestione dei progetti classica e quella ibrida. Quest'ultima permette di collegare diversi approcci di sviluppo agili in maniera unitaria. Per il resto, HERMES offre lo stesso sistema strutturale e gli stessi elementi metodologici di prima. Anche la struttura metodologia resta sostanzialmente invariata, sebbene adesso l'accento sia messo di più sui risultati con la conseguenza che l'ordine dei capitoli e alcuni titoli sono stati modificati.

La terminologia propria di HERMES è indipendente dalla procedura di sviluppo. L'approccio classico corrisponde alla prassi oggi ampiamente diffusa di concentrarsi soprattutto sugli aspetti commerciali o su un settore specifico. Nell'approccio agile è stata introdotta la possibilità di autorizzare i rilasci, il che offre al committente un'opportunità aggiuntiva di intervenire nel processo decidendo la tappa successiva (come nel caso dell'avvio di una fase) e di garantire inoltre la governance.

Qui di seguito sono riportati altri adeguamenti di rilievo.

1. Le fasi di progetto tengono ora conto delle esigenze del mondo agile.
2. In primo piano si trova la gestione del progetto, mentre la gestione agile dello sviluppo in quanto metodo è subordinata ed è integrata come una scatola nera, senza entrare nei particolari.
3. Il progetto inizia con una snella fase Avvio e lo scenario successivo è scelto soltanto dopo la decisione Continuazione.
4. Il processo di acquisto è pianificato e preparato già nella fase Avvio, quindi permette di adeguare gli scenari.
5. Le pietre miliari hanno un rilevo maggiore a livello di conduzione, sono ora elementi metodologici concreti e sono indipendenti dall'approccio scelto.
6. Sono stati definiti i risultati da raggiungere affinché un compito sia considerato adempiuto.
7. I seguenti ruoli devono essere attribuiti: committente, capoprogetto e rappresentante degli utenti; quest'ultimo deve obbligatoriamente essere scelto dal gruppo partner Utenti.
8. Le competenze tecniche e di gestione sono disciplinate in maniera chiara e univoca e sono separate le une dalle altre a seconda dei ruoli. Il capoprogetto non deve più avere conoscenze tecniche, bensì conoscenze e competenze gestionali adeguate e il gruppo partner Utenti può quindi reclutare anche una persona esterna. Il ruolo del rappresentante degli utenti ha acquisito più importanza e assume la responsabilità tecnica del prodotto (approccio classico e agile). Di conseguenza, aumentano anche i requisiti che il titolare del ruolo deve soddisfare.

Come nelle edizioni precedenti, anche questa fornisce una base di riferimento soprattutto per i progetti di grandi dimensioni, fermo restando che il metodo dovrà essere adeguato al progetto (tailoring). La dimensione dei documenti da elaborare è definita online attraverso un ridimensionamento personalizzabile. L'obiettivo è quello di semplificare al massimo la complessità della procedura e di aumentare ulteriormente la facilità d'uso della gestione di progetti HERMES.

Speriamo che il nuovo HERMES risponda alle vostre aspettative e ci auguriamo di ricevere i vostri riscontri.

HERMES è un prodotto di successo e vogliamo che rimanga tale anche in futuro.