Conduzione e gestione finanziaria
Informazioni generali
La conduzione e la gestione finanziaria del progetto inizia con la decisione di autorizzarne l'avvio e termina con la decisione di concluderlo, tutt'al più con la decisione di interromperlo.
Finanziamento
In qualità di proprietaria del progetto, l'organizzazione permanente fornisce le risorse finanziarie. La fase Avvio rappresenta una prestazione anticipata per l'intero progetto ed è finanziata dal budget del progetto o da quello della linea gerarchica. Nell'analisi dell'economicità del progetto, i costi della fase Avvio sono integrati come prestazione anticipata.
Il fabbisogno di risorse e di finanziamento è pianificato per l'insieme del progetto. Nella fase Avvio è elaborata una pianificazione generale, che poi è costantemente verificata e adattata. Nell'approccio classico i costi di investimento e di esercizio devono essere resi noti in modo vincolante al termine della fase di progettazione. Inoltre, sono presi in considerazione anche i costi di copertura dei rischi del progetto.
Nell'approccio agile le cifre relative ai costi di esercizio sono invece concretizzate successivamente da un rilascio all'altro e riportate dopo ogni rilascio. I costi di investimento previsti o il budget totale per lo sviluppo della soluzione più quelli per la fase di conclusione sono fondamentalmente prefissati nel mandato di esecuzione.
Durante lo svolgimento del progetto, i costi di esercizio sono finanziati con il budget del progetto, in seguito con quello della linea gerarchica.
Conduzione
Decidendo di avviare l'esecuzione, l'organizzazione permanente approva il budget di investimento necessario. Il committente ne assume la responsabilità e nell'approccio classico libera le risorse finanziarie. Questa approvazione è subordinata ai compiti decisionali relativi all'avvio della fase.
Nell'approccio agile non è necessaria un'approvazione graduale delle finanze che per lo sviluppo della soluzione sono definite in modo fisso o come tetto dei costi e sono liberate un'unica volta con il mandato di esecuzione. Nell'ambito dello sviluppo agile l'onere residuo stimato viene confrontato con l'onere residuo effettivo mediante un grafico burn-down e comunicato con un rapporto di rilascio.
Il committente è responsabile della conduzione finanziaria e garantisce l'economicità del progetto. Di conseguenza, guida i costi del progetto e le future spese di esercizio. Tramite il reporting, riceve tutte le informazioni necessarie per poter valutare lo stato del progetto e l'evoluzione dei costi. Siccome nell'ambiente agile il budget è definito in modo fisso, il controllo finanziario e il successo del progetto sono misurati e garantiti con altri strumenti.
Come supporto alla conduzione il committente incarica, se necessario, un gestore indipendente della qualità e dei rischi.
La gestione finanziaria del progetto spetta al capoprogetto che tiene una contabilità di progetto ed elabora le informazioni necessarie per la conduzione del progetto.
Con il compito Gestire le modifiche, il capoprogetto assicura che le modifiche dei requisiti e del perimetro progettuale, nonché i loro effetti sui costi, sul personale necessario e sulle scadenze, siano identificati, analizzati, richiesti e decisi al momento opportuno. La pianificazione viene adeguata di conseguenza.