Planung

Planungsbasis und das Vorgehen

Die Planung bildet die Grundlage für den effektiven und effizienten Einsatz der im Projekt benötigten Ressourcen. Sie ist die Voraussetzung für die Führung und Steuerung des Projekts. Sie unterstützt die Kommunikation und die Abstimmung der Aktivitäten unter den Projektbeteiligten.

Nach der Erarbeitung der Studie mit den Zielen und dem Entscheid Weiteres Vorgehen in der Phase Initialisierung ist der erste Schritt in der Durchführungsplanung die Durchführungsstrukturierung. Der Projektleiter wählt dazu das passende Szenario gemäss Entscheid Weiteres Vorgehen in HERMES-Online aus. Das Szenario mit seinen Methodenelementen gibt eine grundlegende Struktur vor, die für die Lösungsentstehung übernommen und an die projektspezifische Realität angepasst wird.

Die Ergebnisse der Planung werden im Projektmanagementplan festgehalten. Er ist das zentrale Instrument für die Führung des Projekts und umfasst alle Pläne, die im Projekt anfallen. Er wird in der Phase Initialisierung erstellt und in nachfolgenden Phasen laufend nachgeführt.

Nach dem Entscheid Durchführungsfreigabe trennen sich die Wege, in dem die Planung klassisch bzw. agil angegangen wird. In der klassischen Lösungsentstehung wird durch den Projektleiter nach dem Prinzip der rollenden Planung geplant, in der agilen Lösungsentstehung erfolgt die weitere Planung autonom durch das Entwicklungsteam.

Initiale Planung der Lösungsentstehung

In der Phase Initialisierung wird die Fortsetzung des Projekts geplant. Die Durchführungsstrukturierung wird erstellt und die Ergebnisse des weiteren Projektverlaufs werden auf der Grundlage der Studie definiert. Die personellen und finanziellen Ressourcen werden nur so detailliert geplant, dass die Verfügbarkeit für das gesamte Projekt sichergestellt werden kann.

Zuerst wird nach dem folgenden Vorgehen der Durchführungsstrukturplan erarbeitet:

1. Studie erarbeiten, für die Lösungsentstehung den Umfang und die Abgrenzung festhalten.
2. In HERMES-Online:
3. 1. Szenario wählen und bei Bedarf anpassen (im Rahmen der Studie).
   2. Durchführungsstrukturplan erstellen und exportieren.
   3. Durchführungsstrukturplan in den Projektmanagementplan integrieren.
4. Lösungsspezifische Ergebnisse und Aufgaben ergänzen.
5. Rollen im Projektmanagementplan an das Szenario anpassen.

Anschliessend wird der Projektmanagementplan mit den folgend aufgeführten Schritten erarbeitet - sie müssen nicht zwingend in dieser Reihenfolge unternommen und können mehrmals durchlaufen werden:

1. Risikomanagement festlegen;
2. QS-Plan und Prüfplan erarbeiten;
3. Aufwandschätzungen für Ergebnisse vornehmen;
4. Abhängigkeiten ermitteln;
5. Terminplan erarbeiten (ggf. auch Releaseplan vorsehen ( agil ));
6. 1. Ressourcen mit der Aufgabe Leistungen vereinbaren und steuern für die Dauer des gesamten Projekts sicherstellen;
   2. Qualifikation und Verfügbarkeit der Ressourcen bei Schätzungen von Aufwand und Dauer berücksichtigen;
   3. Dauer der Aufgaben schätzen;
7. Einsatz von Ressourcen planen;
8. Kommunikationsplan erarbeiten;
9. Kostenplan erarbeiten;
10. Projektmanagementplan mit QS-Massnahme prüfen;
11. Projektmanagementplan mit Stakeholdern abstimmen und als Grundlage für Durchführungsauftrag verifizieren.

Planung der klassischen Lösungsentstehung

Vom Groben zum Detail

Die Unterscheidung nach Phasen und die Konkretisierung und Erweiterung der Vorgehenskomponente "vom Groben zum Detail" kommt aus dem Systems Engineering * Vgl. Fussnote 2, S. 9 und ist eine der Grundlagen der klassischen phasenweisen Vorgehensweise von HERMES. In der klassischen Lösungsentstehung wird nach dem Prinzip der rollenden Planung geplant, gesteuert und geführt. Gegen Ende der Phasen Konzept und Realisierung wird jeweils die nächste Phase vor dem Entscheid zur Phasenfreigabe detailliert geplant, und die grobe Planung wird überprüft.

Detailplanung der nächsten Phase

Die folgenden Aktivitäten werden ausgeführt:

1. Durchführungsstrukturplan überprüfen und Aufgaben und Ergebnisse vervollständigen;
2. Aufgaben und Ergebnisse konkretisieren;
3. Arbeitspakete der nächsten Phase definieren und Verantwortliche pro Arbeitspaket festlegen;
4. Aktivitäten und Ergebnisse der Arbeitspakete konkretisieren;
5. Aufwandschätzungen auf der Grundlage der Arbeitspakete verifizieren;
6. Ressourcenplanung konkretisieren;
7. Terminplan der Phase konkretisieren;
8. Entscheidungsplan erarbeiten;
9. Prüfplan konkretisieren;
10. Kommunikationsplan konkretisieren;
11. Risikoliste und Massnahmen nachführen;
12. Gesamtplan verifizieren;
13. Projektmanagementplan mit QS-Massnahme prüfen;
14. Projektmanagementplan mit Stakeholdern abstimmen.

Planung und Steuerung mit Arbeitspaketen

Die Detailplanung einer klassischen Phase erfolgt auf der Grundlage von Arbeitspaketen. Sie sind eine Voraussetzung für die Kontrolle und Steuerung des Projekts. Für Arbeitspakete gelten die folgenden Hinweise:

1. Aus einer Aufgabe können mehrere Arbeitspakete gebildet werden.
2. Aus einem Arbeitspaket resultieren ein oder mehrere Ergebnisse. Sie werden in Aktivitäten erarbeitet. Bei der Erstellung eines Arbeitspaketauftrags werden die beschriebenen Aktivitäten weiter verfeinert.
3. Die Ergebnisse sind bei Abschluss des Arbeitspakets den im Prüfplan oder im Testkonzept definierten QS-Massnahmen unterzogen worden und sind abgenommen.
4. Ein Verantwortlicher wird mit einem Arbeitspaket beauftragt. In einem Arbeitspaket können mehrere Personen mitarbeiten.
5. Typischerweise dauert ein Arbeitspaket zwischen zwei und sechs Wochen.

Planungsgenauigkeit im Projektablauf

Am Anfang des Projekts sind die Kenntnisse einer potenziellen Lösung keinesfalls gleich Null. Bereits zu Anfang der Initialisierungsphase ist eine Planung mit nur geringer Genauigkeit möglich. Mit dem phasenweisen Vorgehen bzw. dem Vorgehen vom Groben zum Detail werden die Ergebnisse laufend konkretisiert. Entsprechend steigen die Kenntnisse, die Unsicherheit im weiteren Projektverlauf sinkt und die Planungsgenauigkeit steigt. Die steigenden Kenntnisse (mit der Detaillierung der Ergebnisse) und die Planungsgenauigkeit stehen in einem direkten Zusammenhang. Die zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erreichende Planungsgenauigkeit gibt vor, wie detailliert die Ergebnisse erarbeitet werden sollen.

Die Abbildung 35 zeigt die mit dem Projektverlauf steigenden Kenntnisse über die Lösung sowie die abnehmende Ungenauigkeit der Planung.

HERMES kann nicht vorgeben, wie detailliert die Planung zu einem bestimmten Zeitpunkt im Projektverlauf sein soll, weil dies stark von der jeweiligen Situation, der Charakteristik des Projekts und seiner Komplexität abhängt. Diese Vorgabe soll durch den Auftraggeber und die Controlling- und Vorgabestellen der Stammorganisation geleistet werden.

Grundsätzlich sollen Schätzungen mit Angabe der Planungsgenauigkeit und darauf basierend mit Reserven im Durchführungsauftrag sowie im Projektmanagementplan ausgewiesen werden. Dazu müssen die Annahmen zu den Schätzungen dokumentiert sein, um die Anforderung der Governance an die transparente Kommunikation zu erfüllen.

Planung der agilen Lösungsentstehung

In der agilen Lösungsentstehung kommen andere Mechanismen zum Tragen, der Aspekt vom Groben zum Detail spielt sich im Rahmen der iterativen Abwicklung ab und erfolgt auf der Hierarchieebene Ausführung autonom durch das Entwicklungsteam. Die agile Releaseplanung ist mit dem Terminplan im Projektmanagementplan verknüpft. Projektseitig beschränkt sich die Planung auf der Führungsebene auf koordinierende Aspekte und wird erst wieder in der Phase Abschluss aktiviert.