Coordonner le programme

But

Pendant toute la durée du programme, les chefs des projets ainsi que les autres opérations concernant l'ensemble des projets font l'objet d'une coordination afin que toutes les tâches puissent être menées à bien. Les décisions du pilotage du programme sont préparées.

Idée de base

Le coordonnateur du programme coordonne le programme ainsi que les chefs des projets et prépare les décisions du pilotage.

La coordination et le contrôle du programme reposent sur le mandat et le plan de gestion du programme. Celui-ci décrit comment atteindre les objectifs et présente l'état actuel du programme ainsi que les prévisions.

L'avancement du programme et des projets est vérifié régulièrement et la planification mise à jour en conséquence. Les dépendances entre les projets ainsi que les facteurs externes pouvant influer sur le programme sont identifiés, surveillés et coordonnés.

Spécifique à HERMES

Les informations concernant la coordination et le contrôle du programme sont consignées dans le plan de gestion du programme. Le reporting est réglé dans ce dernier. Il se compose des rapports et des réunions de programme ou de projet. Le rapport sur l'état du programme en fait partie. Suivant les prescriptions de l'organisation permanente, d'autres rapports du programme sont nécessaires. Les mandats de travail du programme sont attribués au préalable aux collaborateurs en fonction de leurs rôles.

Le coordonnateur du programme conduit le programme:

  1. Il met régulièrement à jour le plan de gestion du programme.
  2. Il établit le rapport sur l'état du programme à l'attention du mandant.
  3. Il identifie et coordonne les facteurs externes qui ne relèvent pas de la responsabilité d'un projet précis.

Le coordonnateur du programme coordonne les chefs des projets et les dépendances entre les projets:

  1. Les informations concernant l'état des projets et les prévisions sont transmises au chef de programme par l'intermédiaire du reporting.
  2. Le coordonnateur du programme met régulièrement à jour le plan de gestion du programme sur la base des rapports concernant les projets.
  3. II prépare avec les chefs des projets les décisions concernant le pilotage.

Le coordonnateur du programme coordonne et contrôle les tâches qu'il a attribuées hors du cadre des projets:

  1. Les tâches et résultats définis dans la planification sont précisés dans les mandats de travail du programme. Les processus de travail du programme gagnent ainsi en transparence, la planification est perfectionnée au fur et à mesure et le risque de malentendus est réduit.
  2. L'avancement des travaux est vérifié périodiquement sur la base de la planification et des mandats de travail du programme. Les valeurs effectives de la situation actuelle sont mesurées puis comparées avec la planification. La charge de travail, les coûts et les délais pour la suite du programme sont évalués et représentés dans la planification en tant que prévisions. Si des écarts apparaissent ou sont prévus par rapport à la planification, le coordonnateur du programme recommande des mesures au mandant afin que les objectifs soient atteints. L'efficacité de ces mesures est évaluée régulièrement.

Si des modifications importantes doivent être apportées au programme, elles sont traitées par le biais des activités de gestion des modifications.

Les tâches suivantes, qui sont de la responsabilité du chef de projet dans le module Conduite du projet, sont exécutées au niveau du programme par le coordonnateur du programme.

  1. Définir et piloter des prestations

Les prestations transversales concernant plusieurs projets sont convenues au niveau global par le coordonnateur du programme en concertation avec les chefs des projets. Le pilotage de la prestation dans le cadre du projet reste du ressort du chef de projet.

  1. Traiter les problèmes et mettre les expériences à profit

Les problèmes signalés par les chefs des projets sont transmis au mandant et au coordonnateur du programme, qui les traite conformément aux prescriptions stipulées dans le plan de gestion du programme. Les expériences acquises au niveau des projets sont recueillies et consignées dans un document global.

  1. Conduire la gestion des parties prenantes du programme et la communication

La gestion des parties prenantes du programme et la communication concernant les projets sont coordonnées au niveau global par le coordonnateur du programme. La planification de la communication des projets s'effectue en même temps que celle de la communication globale dans le cadre du plan de gestion du programme.

  1. Conduire l'assurance de la qualité

Les mesures de l'assurance de la qualité visant à obtenir des résultats spécifiques au programme sont définies par le coordonnateur du programme et consignées dans le plan de gestion du programme.

  1. Conduire la gestion des risques

Le coordonnateur du programme identifie les risques inhérents au programme, consolide les risques liées aux projets mis en évidence par les chefs des projets et tient un catalogue général des risques concernant le programme (dans le rapport sur l'état du programme ou en tant que résultat indépendant). Il définit avec les chefs des projets les mesures visant à gérer les risques et surveille l'évolution de ces derniers. Il informe le mandant et les autres organes de la situation en matière de risques. Le mandant du projet décide des mesures à prendre quant à la gestion des risques.

  1. Conduire la gestion des modifications

Le coordonnateur du programme définit la procédure à suivre en matière de gestion des modifications dans le cadre du programme et la consigne dans le plan de gestion du programme. Il conduit la gestion des modifications pour l'ensemble des projets.

Activités

  1. Coordonner le programme
    1. Procéder au contrôle de l'avancement des travaux en comparant les valeurs effectives avec les valeurs prévues et établir des prévisions
    2. Analyser les écarts par rapport à la planification et recommander des mesures aux mandants des projets
    3. Mettre régulièrement à jour le plan de gestion du programme
  2. Coordonner les chefs des projets et les dépendances entre les projets
  3. Conduire et contrôler les tâches attribuées hors du cadre du projet
  4. Reprendre au niveau du programme les tâches prévues pour la gestion de projet
    1. Définir et piloter les prestations
    2. Repérer et résoudre les problèmes et mettre les expériences à profit
    3. Conduire la gestion des parties prenantes du programme et la communication
    4. Conduire l'assurance de la qualité
    5. Conduire la gestion des risques
    6. Conduire la gestion des modifications

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