Durant la phase d'initialisation, l'organisation de programme n'est pas encore complète. Cependant, les participants sont mandatés et dirigés, afin qu'ils puissent s'acquitter de leurs tâches.

Le mandant du programme mandate un chef de programme pour la phase d'initialisation. Ce dernier ne doit pas forcément prendre la direction ou la coordination du programme pour les phases suivantes.

Le chef de programme exécute toutes les activités liées à la gestion du programme et des projets qui sont requises pour la réussite de l'initialisation du programme. Si nécessaire, le chef de programme axe son action sur les tâches de conduite du projet figurant dans le manuel de référence HERMES 5 pour la gestion de projet.

Le chef et le mandant du programme identifient et analysent les parties prenantes du programme.

Le chef de programme attribue les mandats de travail du programme, dirige et assiste les participants au programme, contrôle l'avancement des travaux et coordonne les dépendances entre les travaux.

Les informations sur l'état du programme et les prévisions parviennent au pilotage du programme sous la forme de rapports. Ceux-ci garantissent une information officiellement standardisée entre la direction du programme, le pilotage des différents projets et les autres organes.

Le mandat d'initialisation constitue le plan de la phase d'initialisation du programme. Il sert de base pour la conduite et le contrôle du programme. Les résultats et activités définis dans le mandat d'initialisation du programme sont concrétisés par des mandats de travail du programme.

La phase d'initialisation ne prévoit pas une gestion officielle des modifications, car les objectifs et les résultats du programme ne sont pas encore définis. En cas de modifications par rapport au mandat d'initialisation qui touchent la charge de travail, les ressources ou les délais, la décision appartient au mandant.

1. Procéder à la réunion de lancement avec les participants
2. Préparer l'infrastructure
3. Planifier et attribuer les tâches, résultats et ressources de l'initialisation, contrôler l'avancement des travaux (y compris les mesures d'assurance de la qualité et de gestion des risques)
4. Établir les mandats de travail du programme et assurer une compréhension commune en ce qui concerne la démarche et les résultats
5. Coordonner les dépendances entre les mandats
6. Procéder au contrôle de l'avancement des travaux, comparer pour cela les valeurs effectives avec les valeurs planifiées et établir des prévisions
7. Analyser les parties prenantes du programme et en dresser la liste des parties prenantes du programme
8. Informer le mandant du programme et les autres parties prenantes du programme habilitées
9. Déterminer les conditions-cadres et les prescriptions concernant le reporting du programme
10. Établir des rapports sur l'état du programme selon les prescriptions; préparer et effectuer les réunions, en assurer le suivi et rédiger les procès-verbaux du programme; consigner les décisions
11. Coordonner en permanence avec le mandant le déroulement du programme et échanger les constatations importantes qui ont été faites
12. Diriger les collaborateurs du programme et assurer l'orientation vers les objectifs
13. Analyser les écarts par rapport à la planification et prendre les mesures qui s'imposent
14. Faire approuver par le mandant les modifications par rapport au mandat d'initialisation du programme

1. Mandat de travail du programme
2. Procès-verbal du programme
3. Intérêts des parties prenantes du programme
4. Liste des parties prenantes du programme
5. Rapport sur l'état du programme