Während der gesamten Programmdauer werden die Programmbeteiligten koordiniert und geführt. Entscheide der Programmsteuerung werden vorbereitet. Der Programmstand wird laufend überprüft, die Planung aktualisiert und entsprechende Informationen an die Projek t steuerung kommuniziert. Während der Durchführungsphase werden zudem die Projektleiter geführt bzw. koordiniert, damit sie ihre Aufgaben erfüllen können.

Die Führung und die Kontrolle des Programms basieren auf der Planung. Sie beschreibt, wie die gesetzten Ziele erreicht werden (Soll) und zeigt den aktuellen Programmstand (Ist) sowie die zukünftige Entwicklung (Prognose) auf.

Auf der Grundlage der Planung und dem Fertigstellungsgrad der Ergebnisse wird Programm- und der Projektfortschritt laufend überprüft. Bei aufgetretenen oder prognostizierten Abweichungen werden Massnahmen eingeleitet, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Bei Bedarf wird die Planung aktualisiert.

Abhängigkeiten zwischen Projekten sowie externe Abhängigkeiten des Programms werden identifiziert, überwacht und koordiniert.

Der Programminitialisierungsauftrag bildet die Grundlage für die Führung und Kontrolle des Programms während der Phase Programminitialisierung.

In den nachfolgenden Phasen werden die Informationen zur Führung bzw. Koordination und Kontrolle des Programms im Programmmanagementplan festgehalten. Das Reporting besteht aus dem Berichtswesen und aus Programm- bzw. Projektsitzungen. Zum Berichtswesen gehört der Programmstatusbericht. Je nach Vorgaben der Stammorganisation werden weitere Programmberichte benötigt. Sind massgebende Programmänderungen erforderlich, so werden sie über die Aktivitäten des Änderungsmanagements behandelt.

Die Programmarbeitsaufträge werden den verantwortlichen Mitarbeitenden basierend auf den Rollen im Voraus zugeordnet.

Die folgenden Aufgaben, die im Modul Projektführung in der Verantwortung des Projektleiters sind, werden je nach Situation auch auf Stufe Programm zusätzlich ausgeführt.

1. Leistungen vereinbaren und steuern

In Bezug auf mehrere Projekte benötigte Querschnittsleistungen werden unter Einbezug der Projektleiter übergeordnet vereinbart. Die Steuerung der Leistung im Projekt bleibt in der Verantwortung des Projektleiters.

1. Probleme behandeln und Erfahrungen nutzen

Eskalationen der Projektleiter werden auf Stufe Programm gemäss den im Programmmanagementplan festgelegten Vorgaben behandelt. Projekterfahrungen werden für das gesamte Programm gesammelt und in einem überordneten Dokument festgehalten.

1. Programmstakeholdermanagement und Kommunikation führen

Das Programmstakeholdermanagement und die Kommunikation der Projekte werden übergreifend koordiniert. Die Kommunikationsplanung der Projekte erfolgt mit dem Kommunikationsplan im Programmmanagementplan.

1. Qualitätssicherung führen

Die Massnahmen der Qualitätssicherung für programmspezifische Ergebnisse werden festgelegt und im Programmmanagementplan festgehalten.

1. Risikomanagement führen

Die identifizierten Programmrisiken werden mit den identifizierten Projektrisiken konsolidiert und in einem übergeordneten Risikokatalog (im Programmstatusbericht oder als eigenständiges Ergebnis) festgehalten. Etwaige Massnahmen zur Risikobewältigung werden zusammen mit den Projektleitern festgelegt und die Risikoentwicklung wird laufend überwacht.

1. Änderungsmanagement führen

Das im Programmmanagementplan festgehaltene Änderungsmanagement gilt grundsätzlich auch für Projekte und wird projektübergreifend geführt. Ausnahmen sind jedoch je nach Bedarf möglich.

1. Während der Phase Programminitialisierung ermittelte Änderungen in Bezug auf den Programminitialisierungsauftrag durch den Programmauftraggeber genehmigen lassen.
2. Nach Programmdurchführungsfreigabe Programmmanagementplan laufend nachführen.
3. Kickoff-Sitzung mit Beteiligten durchführen und Programmkultur gestalten.
4. Infrastruktur bereitstellen.
5. Aufgaben, Ergebnisse und Ressourcen planen und beauftragen.
6. Programmstakeholderanalyse durchführen und Programmstakeholderliste erstellen.
7. Programmauftraggeber und weitere berechtigte Programm Stakeholder informieren.
8. Rahmenbedingungen und Vorgaben für das programmspezifische und für das projektübergreifende Reporting ermitteln, dieses mit Berichtswesen und Programmsitzungen im Programmmanagementplan festlegen und mit Programmauftraggeber vereinbaren.
9. Programmarbeitsaufträge erstellen und gemeinsames Verständnis in Bezug auf Vorgehen und Ergebnisse sicherstellen, Abhängigkeiten zwischen Aufträgen koordinieren.
10. Fortschrittskontrolle durchführen (inklusive QS-Massnahmen und Risiken), dazu Ist-Werte mit Plan-Werten vergleichen und Prognosen erstellen, Abweichungen von der Planung analysieren und Massnahmen einleiten.
11. Programmstatusbericht erstellen und Sitzungen vorbereiten, durchführen, nachbearbeiten und Programmprotokolle erstellen; Entscheide festhalten.
12. Programmmitarbeitende führen und die Zielorientierung sicherstellen.
13. Projektleiter führen bzw. koordinieren und projektübergreifende Abhängigkeiten koordinieren:
14. 1. Die Informationen zum Projektstand und zur Prognose der Projekte ermitteln.
    2. Programmmanagementplan zusätzlich auch auf der Grundlage des Berichtswesens der Projekte regelmässig nachführen.
    3. Entscheide der Steuerung gemeinsam mit den Projektleitern vorbereiten.
15. Aufgaben führen bzw. koordinieren und kontrollieren, die ausserhalb der Projekte beauftragt werden.
16. 1. Die in der Planung definierten Aufgaben und Ergebnisse mittels Programmarbeitsaufträgen konkretisieren.
    2. Fortschritt periodisch überprüfen, bei Bedarf Korrekturmassnahmen einleiten und deren Wirkung laufend beurteilen.
17. Externe Abhängigkeiten, welche nicht spezifisch in Verantwortung eines bestimmten Projekts liegen, identifizieren und koordinieren;
18. Aufgaben des Projektmanagements analog auf Stufe Programm ausführen
19. 1. Leistungen vereinbaren und steuern.
    2. Probleme erledigen und Erfahrungen nutzen.
    3. Programmstakeholdermanagement und Kommunikation führen.
    4. Qualitätssicherung führen.
    5. Risikomanagement führen.
    6. Änderungsmanagement führen.

1. Programmänderungsantrag
2. Programmänderungsstatusliste
3. Programmarbeitsauftrag
4. Programmerfahrungen
5. Programmmanagementplan
6. Programmprotokoll
7. Programmprüfprotokoll
8. Programmstatusbericht
9. Programmstakeholderinteressen
10. Programmstakeholderliste
11. Programmvereinbarung