Einleitung

Beschreibung der Programmorganisation

Die Programmorganisation ist wie die Projektorganisation eine temporäre Organisation. Sie wird mit dem Entscheid Programminitialisierungsfreigabe in Kraft gesetzt und mit dem Entscheid Programmabschluss aufgelöst. Sie umfasst einerseits die Steuerung und Führung des Programms und enthält andererseits je nach Phase mehrere Projekte mit ihren jeweiligen Projektorganisationen.

Die Programmorganisation benötigt spezifische Rollen. Diese befassen sich mit der Steuerung und Führung eines Programms. Sie ergänzen die Rollen der Projektorganisation oder ersetzen diese (vgl. Projektorganisation).

Die Programmorganisation wird laufend an die Bedürfnisse des Programms angepasst. Während der Durchführung des Programms werden Projekte freigegeben, kontrolliert, koordiniert und abgeschlossen. Die Projekte befinden sich per se in unterschiedlichen Phasen.

Wie die Projektorganisation steht auch die Programmorganisation in enger Beziehung zur Stammorganisation und basiert auf denselben Prinzipien (vgl. Projektorganisation).

Programmorganisationsformen

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie die Programmorganisation zur Steuerung und Führung eines Programms erfolgen kann. Bei der Festlegung der Programmorganisation stehen unter anderem die folgenden Fragen im Vordergrund:

1. Wo liegt die Verantwortung für die erfolgreiche Durchführung des Programms und der Projekte: Liegt sie für alle Projekte in ein und derselben Organisation oder liegt sie je nach Projekt in verschiedenen Organisationen?
2. Wie erfolgt die Integration der Programmstakeholder in der Steuerung: Erfolgt sie auf Ebene Programm oder auf Ebene Projekt oder auf beiden Ebenen?

Die Darstellung in der Abbildung 42 zeigt schematisch zwei denkbare Organisationsformen. Weitere Organisationsformen sind möglich.

Diese beiden Organisationsformen liefern eine Grundlage, um die eigentliche Organisation des Programms festzulegen. Diese wird im Programmmanagementplan des jeweiligen Programms spezifisch beschrieben. Die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung sehen in beiden Organisationsformen in etwa wie folgt aus:

1. der Programmauftraggeber steuert das Programm und ist für sein Erfolg verantwortlich;
2. der Programmauftraggeber lässt sich durch einen Programmausschuss, dessen Mitglieder er bestimmt, unterstützen und beauftragt einen unabhängigen Programm Qualitäts- und Risikomanager, der keine weiteren Aufgaben und Rollen im Programm wahrnimmt, um seine Unabhängigkeit stets zu wahren;
3. der Programmleiter führt und koordiniert das Programm, führt und konsolidiert den Programmmanagementplan auf der Basis der einzelnen Projektmanagementpläne und unterstützt den Programmauftraggeber;
4. der Programmleiter ergänzt das Projektreporting mit Informationen des Programms und informiert den Programmauftraggeber periodisch mit dem Programmstatusbericht über den Stand des Programms und der Projekte mit Prognosen zu Ergebnissen, Aufwand, Kosten und Qualität;
5. der Programmleiter führt das Risikomanagement des Programms und er plant und koordiniert projektübergreifend die Kommunikation;
6. Die Programmunterstützung unterstützt auch die Projektleiter, soweit dies im Programmmanagementplan festgelegt ist.

Organisationsform 1

Die Darstellung in der Abbildung 43 zeigt Organisationsform 1 eines Programms. Programmspezifische Rollen sind blau umrandet. Minimal zu besetzende Rollen sind grau dargestellt.

Mehrere Organisationseinheiten verantworten den Erfolg der ihnen zugeordneten Projekte:

1. für jedes Projekt gibt es einen verantwortlichen Auftraggeber, der für den Erfolg dieses Projekts und für die Wahrung der Interessen seiner Stammorganisation verantwortlich ist;
2. der Auftraggeber ist für die Entscheide Steuerung in seinem Projekt zuständig, stimmt sie jedoch mit dem Programmleiter ab:
3. der Programmleiter führt (je nach Bestimmungen im Programmmanagementplan entweder direkt in Abstimmung mit dem Auftraggeber, oder indirekt via Auftraggeber) und koordiniert die Projektleiter;
4. die Projekte können sämtliche Rollen der Hierarchieebenen Steuerung, Führung und Ausführung enthalten.

Organisationsform 2

Die Darstellung in der Abbildung 44 zeigt Organisationsform 2 eines Programms. Programmspezifische Rollen sind blau umrandet. Minimal zu besetzende Rollen sind grau dargestellt.

Eine Organisationseinheit verantwortet den Erfolg des Programms und aller daran beteiligten Projekte:

1. der Programmleiter nimmt in jedem Projekt die Aufgaben der Rolle des Auftraggeber inklusive der relevante Entscheide Steuerung (Projektsicht) ein;
2. der Programmauftraggeber steuert zusätzlich die Projekte und ist für deren Erfolg verantwortlich.

Individuelle Organisationsform

Da HERMES das konkrete Programm und seine Einbettung in die Stammorganisation nicht kennt, kann es zweckmässig sein, individuelle Formen der Programmorganisation festzulegen. Die konkrete Programmorganisation wird im Programmmanagementplan festgehalten.

Anwendung der Organisationsform

Grundsätzlich wird die Phase Programminitialisierung mit der Organisationsform 1 durchgeführt. Nach dieser Phase kann auf Organisationsform 2 oder eine individuelle Organisationsform gewechselt werden.

Übersicht der Rollen

Die folgende Tabelle listet die programm- und projektspezifischen Rollen auf und zeigt deren Zuordnung zur Hierarchieebene des Programms und des Projekts und zur Organisationsform.

Erläuterung der Rollenbeschreibung

Die Rollen beschreiben die Verantwortung, die Kompetenz und die benötigten Fähigkeiten der Programmbeteiligten. Sie bilden die Grundlage für ein gemeinsames Verständnis. Die Rollen sind Aufgaben und Ergebnissen zugeordnet.

1. Bei den Aufgaben ist immer eine verantwortliche Rolle aufgeführt.
2. Die für die Aufgabe verantwortliche Rolle trägt auch die Verantwortung für die Erarbeitung der Ergebnisse und für die Ergebnisse selbst.
3. Bei den Ergebnissen sind weitere an der Erarbeitung beteiligte Rollen aufgeführt. Sie sind nicht abschliessend und müssen projektspezifisch festgelegt werden.

Für jede Rolle gibt es eine Rollenbeschreibung, die stets gleich strukturiert ist:

1. Beschreibung
   vermittelt das Verständnis der Rolle.
2. Verantwortung
   beschreibt die Verantwortung der Rolle.
3. Kompetenzen
   beschreiben die Befugnisse der Rolle.
4. Fähigkeiten
   beschreiben, welche Kenntnisse eine Person benötigt, um die Rolle wahrnehmen zu können. Bei der Beschreibung der Fähigkeiten wird bewusst nicht zwischen Kenntnissen und Erfahrung unterschieden, da der Grad der benötigten Fähigkeiten stark vom Programm abhängig ist.
5. Beziehungen  (sofern relevant)
   zeigen pro Modul, für welche konkreten Aufgaben die Rolle verantwortlich ist und welche weitere Rollen an der Ergebniserstellung beteiligt sind. Hat die Rolle keine Aufgabenverantwortung, werden Beziehungen nicht aufgeführt.
6. 1. Die für die Aufgabe verantwortliche Rolle trägt auch die Verantwortung für die Erarbeitung der Ergebnisse und für die Ergebnisse selbst.
   2. Die an der Erarbeitung beteiligten Rollen sind nicht abschliessend und müssen programmspezifisch festgelegt werden.

Beschreibung der Rollen

1. Programm Qualitäts- und Risikomanager
2. Programmauftraggeber
3. Programmausschuss
4. Programmleiter
5. Programmunterstützung