Initialisierung führen und kontrollieren

Zweck

Während der Phase Initialisierung ist die Projektorganisation noch nicht vollständig festgelegt. Dennoch werden die Beteiligten beauftragt und geführt, damit sie ihre Aufgaben erfüllen können.

Grundidee

Zur Erledigung dieser Aufgabe beauftragt der Auftraggeber einen Projektleiter für die Phase Initialisierung. Dieser Projektleiter muss nicht zwingend die Projektleitung für die folgenden Phasen übernehmen.

Der Projektleiter führt alle Projektmanagement-Tätigkeiten aus, die für eine erfolgreiche Initialisierung des Projekts notwendig sind. Bei Bedarf orientiert sich der Projektleiter an den Aufgaben der Projektführung, die in den folgenden Phasen beschrieben sind.

Projektleiter und Auftraggeber identifizieren und analysieren die Stakeholder.

Der Projektleiter erteilt Arbeitsaufträge, führt und unterstützt die Projektbeteiligten, kontrolliert den Fortschritt und koordiniert die Abhängigkeiten zwischen den Arbeiten. Die Informationen zum Projektstand und zur Prognose werden über das Reporting an die Projektsteuerung geliefert. Das Reporting (Berichtswesen) stellt die formal standardisierte Information zwischen Projektführung, Projektsteuerung und weiteren Stellen sicher.

HERMES spezifisch

Der Projektinitialisierungsauftrag ist der Plan der Phase Initialisierung. Er bildet die Grundlage für die Führung und Kontrolle des Projekts. Die im Projektinitialisierungsauftrag definierten Ergebnisse und die Aktivitäten werden mit Arbeitsaufträgen konkretisiert.

In der Phase Initialisierung gibt es noch kein formales Änderungsmanagement, da die Projektziele und Ergebnisse noch nicht definiert sind. Gibt es Änderungen gegenüber dem Projektinitialisierungsauftrag die Ergebnis, Aufwand oder Termin betreffen entscheidet der Auftraggeber darüber.

Aktivitäten

  1. Kick-off-Sitzung mit Beteiligten durchführen
  2. Infrastruktur bereitstellen
  3. Aufgaben, Ergebnisse und Ressourcen der Initialisierung planen, beauftragen und Fortschritt kontrollieren (inklusive QS-Massnahmen und Risiken)
  4. Stakeholderliste erstellen
  5. Stakeholderanalyse durchführen und Stakeholderinteressen erstellen
  6. Auftraggeber und weitere berechtigte Stakeholder informieren
  7. Rahmenbedingungen und Vorgaben für das Reporting ermitteln
  8. Projektstatusberichte gemäss Vorgaben erstellen und Sitzungen vorbereiten, durchführen, nachbearbeiten und Protokolle erstellen. Entscheide festhalten
  9. Projektablauf und wichtige Erkenntnisse laufend mit dem Auftraggeber abstimmen
  10. Projektmitarbeitende führen und die Zielorientierung sicherstellen
  11. Arbeitsaufträge erstellen und gemeinsames Verständnis in Bezug auf Vorgehen und Ergebnisse sicherstellen
  12. Abhängigkeiten zwischen Aufträgen koordinieren
  13. Fortschrittskontrolle durchführen, dazu Istwerte mit Planwerten vergleichen und Prognosen erstellen
  14. Abweichungen von der Planung analysieren und Massnahmen einleiten
  15. Änderungen gegenüber dem Projektinitialisierungsauftrag durch den Auftraggeber genehmigen lassen

Beziehungen

Ergebnisse