Beschaffungsplan erarbeiten

Zweck

Mit der Beschaffungsplanung wird sichergestellt, dass die erforderlichen Beschaffungen mit der Projektplanung abgestimmt sind und den Vorgaben entsprechend durchgeführt werden.

Nach der Beschaffung erfolgt die Steuerung der Leistungserbringung mit dem Modul Projektführung.

Leistungen, die keine Ausschreibung erfordern, werden mit dem Modul Projektführung vereinbart.

Grundidee

Die Beschaffungsplanung konkretisiert die Aufgaben, Aktivitäten und Ergebnisse. Sie wird mit den Controlling- und Vorgabestellen für das Beschaffungswesen abgestimmt. In der Beschaffungsplanung werden Vorgehensfragen geklärt, z. B.:

  1. was genau beschafft werden soll, in welcher Menge und in welcher Qualität
  2. ob bereits Verträge bestehen und wie lange deren Laufdauer ist
  3. mit welchen Kosten für den Beschaffungsgegenstand zu rechnen ist
  4. was der geplante Zeitraum/Einsatzdauer ist und ob die Finanzierung für das gesamte Vorhaben gewährleistet ist, inkl. Folgekosten
  5. in welchem Markt man sich bewegt und mit wie vielen Anbietenden zu rechnen ist
  6. wie sich die Ausschreibungsunterlagen zusammensetzen, wer für deren Erstellung verantwortlich ist und diese überprüft
  7. welches Ausschreibungsverfahren angewendet wird
  8. in welcher Form Fragen zu den Ausschreibungsunterlagen beantwortet werden
  9. ob Anbieterpräsentationen und Verhandlungen durchgeführt werden
  10. wer die Bewertung der Angebote durchführt und wie der Entscheidungsprozess abläuft

Die Beschaffungsplanung berücksichtigt interne und gesetzliche Vorgaben, Abläufe und Fristen.

HERMES spezifisch

Der Beschaffungsplan wird im Projektmanagementplan festgehalten, falls die Ausschreibungsstelle der Stammorganisation keinen Beschaffungsplan vorsieht.

Aktivitäten

  1. Verfahren aufgrund der Charakteristik der Beschaffung, der Vorgaben der Stammorganisation und den gesetzlichen Grundlagen festlegen
  2. Aufgaben, Aktivitäten und Ergebnisse konkretisieren und die Vorgaben der Stammorganisation und der gesetzlichen Grundlagen berücksichtigen
  3. Beschaffungsplan aus terminlicher Sicht erstellen und mit der Projektplanung abstimmen
  4. Personelle und finanzielle Ressourcen für die Beschaffung planen
  5. Beschaffungsplanung mit den für das Beschaffungswesen verantwortlichen Controlling- und Vorgabestellen abstimmen

Beziehungen

Modul Aufgabe Verantwortung Aufgabe Ergebnis Beteiligt an der Ergebniserstellung
Beschaffung Beschaffungsplan erarbeiten Projektleiter Projektmanagementplan

Ergebnisse