Planification

Généralités

La planification permet une utilisation efficiente et efficace des moyens et des ressources. Elle constitue la condition préalable à la conduite et au pilotage du projet. Elle soutient la communication et la coordination des activités entre les participants.

Procédure

Après l'élaboration de l'étude, qui inclut la définition des objectifs et le choix des variantes, la première étape de la planification consiste à donner une structure au projet. À cet effet, le chef de projet choisit le scénario qui convient dans HERMES en ligne. Avec ses modules, phases, jalons, tâches, résultats et rôles, le scénario prévoit une structure de base qui est ensuite adaptée à la situation réelle du projet.

Les résultats de la planification sont consignés dans le plan de gestion du projet, qui constitue l'instrument central pour la conduite du projet et comprend tous les plans nécessaires. Établi au cours de la phase d'initialisation, le plan de gestion est constamment actualisé durant le déroulement du projet.

Le projet est planifié, piloté et conduit selon le principe de la planification continue. Dans la phase d'initialisation, un plan sommaire est d'abord établi. À la fin des phases d'initialisation, de conception et de réalisation, la phase suivante est planifiée en détail avant la décision concernant sa libération, et le plan sommaire est alors vérifié.

Planification continue des phases

Planification de l'ensemble du projet dans la phase d'initialisation

La planification générale du projet est réalisée durant la phase d'initialisation. Le projet est structuré et ses résultats sont définis sur la base de l'étude. Les ressources humaines et financières sont planifiées à un niveau de détail permettant de garantir leur disponibilité pour l'ensemble du projet.

Il s'agit d'abord de créer le plan structurel du projet en procédant de la manière suivante:

1. élaborer l'étude, qui comprend des variantes; fixer l'étendue et la délimitation de la variante choisie;
2. dans HERMES en ligne, sur la base du résultat du projet,
3. 1. choisir le scénario,
   2. vérifier les modules, les tâches et les résultats, puis supprimer les éléments non pertinents pour le projet,
   3. établir et exporter le plan structurel du projet, qui contient les phases, les jalons, les tâches, les résultats et les rôles et est intégré dans le plan de gestion du projet;
4. compléter les jalons, les tâches et les résultats spécifiques au projet;
5. adapter au projet les rôles figurant dans le plan de gestion du projet.

Il faut ensuite faire le plan de gestion du projet. Les différentes étapes, qui ne doivent pas impérativement être exécutées dans l'ordre indiqué et peuvent être répétées plusieurs fois, sont les suivantes:

1. déterminer les risques et définir les mesures;
2. élaborer le plan d'assurance de la qualité et le plan de vérification;
3. évaluer les charges de travail pour les résultats;
4. déterminer les interdépendances;
5. préparer le calendrier
6. 1. garantir les ressources pour toute la durée du projet au moyen de la tâche Définir et piloter des prestations,
   2. prendre en compte la qualification et la disponibilité des ressources en évaluant la charge et la durée du travail,
   3. estimer la durée des tâches;
7. planifier l'utilisation des ressources;
8. élaborer le plan de communication;
9. élaborer le plan des coûts;
10. vérifier le plan de gestion du projet au moyen de la mesure d'assurance de la qualité;
11. coordonner le plan de gestion du projet avec les parties prenantes et le vérifier en tant que base pour le mandat de projet.

Planification détaillée de la phase suivante

Les activités suivantes doivent être exécutées:

1. vérifier le plan structurel du projet et compléter les tâches et résultats;
2. préciser les tâches et les résultats;
3. définir les lots de tâches de la phase suivante et désigner des responsables pour chaque lot;
4. préciser les activités et les résultats des lots de tâches;
5. vérifier, en se fondant sur les paquets de travail, les charges estimées;
6. préciser la planification des ressources;
7. préciser le calendrier de la phase;
8. élaborer le plan de décisions;
9. préciser le plan de vérification;
10. préciser le plan de communication;
11. actualiser la liste des risques et les mesures;
12. vérifier le plan général;
13. vérifier le plan de gestion du projet au moyen de la mesure d'assurance de la qualité;
14. coordonner le plan de gestion du projet avec les parties prenantes.

Planification et pilotage par lot de tâches

La planification détaillée d'une phase est réalisée sur la base de lots de tâches. Ceux-ci constituent une condition préalable au contrôle et au pilotage du projet. Les remarques suivantes concernent ces lots:

1. plusieurs lots de tâches peuvent être constitués à partir d'une tâche HERMES;
2. un lot de tâches conduit à un ou plusieurs résultats, qui sont obtenus dans le cadre d'activités; lors de l'élaboration du mandat pour un lot, les activités décrites dans HERMES sont affinées;
3. à la clôture d'un lot de tâches, les résultats sont soumis aux mesures d'assurance de la qualité définies dans le plan de vérification ou dans le concept de test, avant d'être validés;
4. un lot de tâches est confié à un responsable; plusieurs personnes peuvent y collaborer;
5. un lot de tâches dure généralement entre deux et six semaines.

Exactitude de la planification dans le déroulement du projet

La procédure par phase permet de préciser les résultats au fur et à mesure (voir chapitre Phases). En conséquence, l'insécurité dans le déroulement du projet diminue et la précision de la planification augmente. Le degré de détail des résultats et la précision de la planification sont en relation directe. La précision de la planification à atteindre à un moment déterminé fixe le degré de détail des résultats.

La Figure 29 illustre la diminution de l'incertitude de la planification au fil du projet.

HERMES ne peut pas prescrire l'exactitude de la planification à un moment déterminé dans le déroulement du projet, parce que cela dépend fortement de la situation, des caractéristiques du projet et de sa complexité. Une telle prescription doit toutefois être faite par le mandant et les organes de prescription et de contrôle de gestion de l'organisation permanente.

En principe, des estimations indiquant la précision de la planification doivent figurer dans le mandat de projet et dans le plan de gestion du projet, avec des réserves. Les hypothèses sur lesquelles se fondent ces estimations doivent en outre être documentées afin de remplir les exigences de transparence en matière de communication requises par la gouvernance.