Pianificazione

Informazioni generali

La pianificazione costituisce la base per un utilizzo efficiente ed efficace delle risorse nel progetto. Essa è il presupposto per la gestione e la guida del progetto. La pianificazione supporta la comunicazione e l'armonizzazione delle attività tra i partecipanti al progetto.

Procedimento

Dopo l'elaborazione dello studio con gli obiettivi e dopo la scelta dell'alternativa, la prima fase della pianificazione del progetto è la sua strutturazione. In tal senso, il project manager sceglie lo scenario adatto in HERMES online. Con i suoi moduli, fasi, milestone, compiti, risultati e ruoli, lo scenario delinea una struttura di base del progetto, che viene ripresa dal progetto e adattata alla situazione reale dello stesso.

I risultati della pianificazione sono registrati nel piano di gestione del progetto, che costituisce lo strumento centrale per la gestione del progetto e comprende tutti i piani che intervengono in esso. Il piano viene elaborato nella fase di Avvio ed è costantemente aggiornato.

Il progetto è pianificato, guidato e gestito secondo il principio della pianificazione continua. Innanzitutto, nella fase di Avvio, il progetto viene pianificato in modo generale e sommario. Verso la fine delle fasi di Avvio, Concezione e Realizzazione viene pianificata in modo dettagliato la fase successiva prima di decidere del suo avvio e viene verificata la pianificazione sommaria.

Pianificazione continua delle fasi

Pianificazione dell'insieme del progetto nella fase di Avvio

Nella fase di Avvio, il progetto viene pianificato in modo generale. È strutturato e i risultati dell'intero progetto sono definiti sulla base dello studio. Le risorse in termini di personale e finanziarie sono pianificate in modo dettagliato, così che la loro disponibilità possa essere garantita per l'insieme del progetto.

Innanzitutto viene elaborata la struttura dettagliata del progetto. La procedura è la seguente:

1. elaborare lo studio con le alternative. Registrare l'ambito e la delimitazione dell'alternativa scelta
2. in HERMES online, sulla base dei risultati del progetto:
3. 1. scegliere lo scenario
   2. verificare moduli, compiti e risultati. Eliminare gli elementi non rilevanti per il progetto
   3. creare ed esportare il piano strutturale del progetto che contiene fasi, milestone, compiti, risultati e ruoli ed è integrato nel piano di gestione del progetto
4. completare milestone, compiti e risultati specifici al progetto
5. adattare al progetto i ruoli contenuti nel piano di gestione del progetto

Successivamente viene elaborato il piano di gestione del progetto, con le fasi seguenti. Queste non devono essere eseguite necessariamente nell'ordine indicato e possono essere ripetute più volte.

1. Determinare i rischi e definire le misure
2. Elaborare il piano di garanzia della qualità e il piano di verifica
3. Valutare il carico di lavoro per i risultati
4. Determinare le interdipendenze
5. Elaborare il calendario:
6. 1. garantire le risorse per l'intera durata del progetto mediante il compito Concordare e gestire le prestazioni
   2. prendere in considerazione l'idoneità e la disponibilità delle risorse nella valutazione del carico di lavoro e della durata
   3. stimare la durata dei compiti
7. Pianificare l'impiego di risorse
8. Elaborare il piano di comunicazione
9. Elaborare il piano di spesa
10. Verificare il piano di gestione del progetto con le misure di garanzia della qualità
11. Concordare il piano di gestione del progetto con gli stakeholder e verificarlo come base per il mandato di progetto

Pianificazione dettagliata della fase successiva

Le attività seguenti vengono eseguite:

1. verificare il piano strutturale del progetto e completare i compiti e i risultati
2. concretizzare i compiti e i risultati
3. definire i pacchetti di lavoro della fase successiva e designare i responsabili per ogni pacchetto
4. concretizzare le attività e i risultati dei pacchetti di lavoro
5. verificare il carico di lavoro stimato, basandosi sui pacchetti di lavoro
6. concretizzare la pianificazione delle risorse
7. concretizzare il calendario della fase
8. elaborare il piano decisionale
9. concretizzare il piano di verifica
10. concretizzare il piano di comunicazione
11. aggiornare la lista dei rischi e le misure
12. verificare il piano generale
13. verificare il piano di gestione del progetto con le misure di garanzia della qualità
14. concordare il piano di gestione del progetto con gli stakeholder

Pianificazione e guida con pacchetti di lavoro

La pianificazione dettagliata di una fase è realizzata sulla base di pacchetti di lavoro. Essi costituiscono un presupposto per il controllo e la guida del progetto. Per i pacchetti di lavoro valgono le seguenti indicazioni:

1. da un compito HERMES si possono costituire più pacchetti di lavoro.
2. da un pacchetto di lavoro risultano uno o più risultati. Essi sono elaborati in attività. Nell'elaborazione di un mandato per un pacchetto di lavoro, le attività descritte in HERMES sono ulteriormente affinate.
3. al momento della chiusura di un pacchetto di lavoro, i risultati sono sottoposti alle misure di garanzia della qualità definite nel piano di verifica o nel concetto dei test, e vengono accettati.
4. un pacchetto di lavoro è affidato a un responsabile. A un pacchetto di lavoro possono collaborare più persone.
5. normalmente un pacchetto di lavoro dura dalle due alle sei settimane.

Precisione della pianificazione nel corso del progetto

Con il procedimento a fasi, i risultati vengono costantemente concretizzati (v. capitolo Fasi). Di conseguenza, l'imprecisione diminuisce nel corso del progetto e la precisione della pianificazione aumenta. Il grado di dettaglio dei risultati e la precisione della pianificazione sono in relazione diretta. La precisione della pianificazione raggiunta in un determinato momento stabilisce quanto debbano essere elaborati in modo dettagliato i risultati.

La figura 29 mostra la diminuzione dell'imprecisione della pianificazione nel corso del progetto.

HERMES non può stabilire a priori quanto sia precisa la pianificazione in un determinato momento del progetto, poiché questo dipende fortemente dalla situazione del momento, dalle caratteristiche del progetto e dalla sua complessità. Tuttavia, il committente e gli organi regolatori e di controllo di gestione dell'organizzazione permanente devono elaborare una direttiva.

Idealmente, le stime devono figurare nel mandato di progetto nonché nel piano di gestione del progetto, con l'indicazione della precisione della pianificazione e delle riserve risultanti. In tal senso le ipotesi per le stime devono essere documentate per poter soddisfare il requisito, a livello di governance, di una comunicazione trasparente.