Steuerung des Programms und der Projekte
Worum geht es
Beim Start eines Programms können der finanzielle und personelle Ressourcenbedarf des Programms und der Projekte in der Regel erst grob geschätzt werden, da weder die Lösungsvarianten noch die Lösungskonzepte der Projekte erarbeitet sind. Deshalb erfordert das Programmmanagement eine diesem Umstand gerecht werdende finanzielle Steuerung und einen spezifischen Umgang mit den finanziellen Risiken.
Finanzelle Steuerung der Projekte im Programm
Die Schätzung der Gesamtkosten des Programms erfolgt auf den erarbeiteten Programmgrundlagen. Mit der Programmstudie wird der Umfang der Projekte grob festgelegt, damit der Finanz- und Ressourcenbedarf der Projekte und der Programmführung/-koordination sowie der Querschnittsleistungen des Programms grob geschätzt werden können.
Die Finanzierung eines Programms muss grundsätzlich vor Programmfreigabe geregelt und sichergestellt sein. Dabei müssen wie üblich die Rahmenbedingungen und Vorgaben der Stammorganisation berücksichtigt werden. Da Programme in der Regel über mehrere Jahre laufen, müssen die über Jahre dauernde Mittelverfügbarkeit und die Budgetierungsprozesse in die Betrachtung miteinbezogen werden.
Die Freigabe der Mittel für Programm und Projekte erfolgt phasenweise durch den Programmauftraggeber bzw. gemäss den Vorgaben der Stammorganisation.
Controlling-Objekte
Das Controlling der Projekte und des Programms erfolgt gemäss den Vorgaben der Stammorganisation. Die Finanzierung, die Mittelfreigabe und das Controlling erfolgen dabei in der Regel auf der Basis von Controlling-Objekten. Diese sind typischerweise
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ein Objekt pro Projekt und gegebenenfalls pro Teilprojekt,
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ein Objekt für die Erarbeitung der Programmgrundlagen,
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ein Objekt für die Programmorganisation (Steuerung/Führung/Koordination/Unterstützung) und
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situativ Objekte für Querschnittsleistungen des Programms für die Projekte.
Diese Controlling-Objekte bilden die Grundlage für die Schätzung / Budgetierung sowie den Soll-Ist-Vergleich und Prognosen im Programmstatusbericht.
Umgang mit Risiken und ihren finanziellen Auswirkungen
Die meist lange Laufdauer eines Programms und die Schätzungsunsicherheiten erfordern einen spezifischen Umgang mit Reserven und Rückstellungen zur Deckung von Risiken bzw. der Finanzierung der Lösungen bei eingetretenen Risiken.
Damit die Reserven und die Risikopositionen im Programm übergeordnet aktiv unter Kontrolle sind, empfiehlt es sich:
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Rückstellungen für Risiken auf Ebene Programmsteuerung vorzusehen, nicht in Projekten
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Rückstellungen für Risiken auf Ebene Programm vorzusehen, nicht in Projekten
Bei Projektänderungen oder bei Eintreten von Risiken beantragen die Projektauftraggeber bzw. die Projektleiter die Mittel beim Programmauftraggeber. Dies auf der Grundlage des Änderungsmanagements und des entsprechenden Änderungsprozesses, der im Programmmanagementplan beschrieben wird.
Steuerung der personellen Ressourcen
Die Planung der personellen Ressourcen erfolgt hauptsächlich in den Projekten. Da der Mehrwert des Programmmanagements gegenüber der Führung der Projekte in einem Portfolio aus den Querschnittsleistungen des Programms entsteht, müssen die für die Querschnittsleistungen erforderlichen Ressourcen ebenfalls analysiert und geplant werden.
Aufgabe des Programmmanagements ist zudem, eine projektübergreifende Analyse der erforderlichen personellen Ressourcen vorzunehmen und kritische Ressourcenengpässe über die Projekte im Programm zu analysieren und Massnahmen zu treffen, um Problemen vorzubeugen.