Pilotage du programme et des projets
De quoi s'agit-il
En règle générale, seule une estimation approximative des besoins en ressources financières et humaines du programme et des projets peut être réalisée au moment du lancement d'un programme, car ni les variantes de solution ni les esquisses de solution des projets n'ont été élaborées. La gestion de programme doit donc axer le pilotage financier sur cette estimation approximative et gérer les risques financiers de manière spécifique.
Pilotage financier des projets dans le cadre du programme
L'appréciation des coûts totaux du programme s'effectue sur les bases définies pour le programme. L'étude du programme fixe approximativement l'étendue des projets afin de pouvoir estimer à peu près les besoins en ressources financières et humaines des projets, de la conduite et de la coordination du programme ainsi que des prestations transversales du programme.
Le financement d'un programme doit en principe être réglé et assuré avant la libération de ce dernier. Habituellement, il faut tenir compte des conditions-cadres et des prescriptions de l'organisation permanente. Les programmes s'étalant en règle générale sur plusieurs années, la disponibilité des moyens à long terme et les processus d'établissement du budget doivent également être pris en considération.
Les moyens pour le programme et les projets sont libérés par phase par le mandant du programme ou conformément aux prescriptions de l'organisation permanente.
Objets soumis au contrôle de gestion
La gestion des projets et du programme est contrôlée conformément aux prescriptions de l'organisation permanente. Généralement, le financement, la libération des moyens et le contrôle de gestion sont effectués sur la base des objets soumis à ce contrôle, à savoir
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un objet par projet et, le cas échéant, par sous-projet
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un objet lié à l'élaboration des bases du programme
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un objet lié à l'organisation du programme (pilotage, conduite, coordination, assistance)
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des objets liés aux prestations transversales du programme destinées aux projets, en fonction de la situation.
Ces objets soumis au contrôle de gestion servent de base à l'estimation des coûts, à l'établissement du budget, à la comparaison entre les valeurs planifiées et les valeurs effectives ainsi qu'aux prévisions figurant dans le rapport sur l'état du programme.
Gestion des risques et répercussions financières
La durée généralement longue d'un programme et les incertitudes relatives à l'estimation des coûts imposent une gestion spécifique des réserves et provisions destinées à couvrir les risques et le financement de solutions lorsque des risques surviennent.
Afin que les réserves et les positions à risque du programme puissent faire l'objet d'un contrôle systématique, il est recommandé
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de prévoir des provisions pour les risques au niveau du pilotage du programme et non des projets
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de prévoir des provisions pour les risques au niveau du programme et non des projets.
Si des modifications sont apportées aux projets ou des risques surviennent, les mandants des projets ou les chefs des projets demandent les moyens au mandant du programme. Ceci s'effectue sur la base de la gestion des modifications et du processus de modification correspondant décrit dans le plan de gestion du programme.
Pilotage des ressources humaines
Les ressources humaines sont principalement planifiées au niveau des projets. L'avantage de la gestion de programme par rapport à la conduite de projets dans un portefeuille découlant des prestations transversales du programme, les ressources requises pour ces prestations doivent également être analysées et planifiées.
En outre, il incombe à la gestion du programme de procéder à une évaluation globale des ressources humaines requises, d'analyser les pénuries de ressources pouvant compromettre les projets du programme et de prendre les mesures qui s'imposent afin de prévenir les problèmes.