Prologue

«Les petites actions menées à bien valent mieux que les grandes qui restent au stade de projet.»
^{(Peter Marshall)}

À notre époque, où tout va très vite, les méthodes agiles ont souvent prouvé leur supériorité sur les approches traditionnelles. Il est donc logique qu’elles soient utilisées plus souvent par les autorités et qu’elles trouvent leur expression dans HERMES. Mais l’application systématique d’une méthode ne garantit pas toujours la réussite d’un projet, comme le Contrôle fédéral des finances en a fait l’expérience. D’autres aspects ont également leur importance. Nous vous encourageons donc à garder les éléments suivants à l’esprit :

N’oubliez pas que l’évolution des mentalités est cruciale lors de changements.

Il faut dès le départ que tous les participants prennent conscience du fait que l’innovation n’est pas uniquement technologique, mais qu’elle dépend de chaque collaborateur. Encouragez le dialogue, apprenez à vivre avec les incertitudes, remettez en question les tabous et acceptez que des erreurs soient faites. Dans le monde de l’agilité surtout, mais pas uniquement, le zéro-défaut peut être fatal.

Mettez l’accent sur l’entreprise et l’utilisateur final.

En tant que mandant, pilotez le projet en mettant l’accent sur les avantages commerciaux attendus et orientez systématiquement les rapports en conséquence. Définissez, par exemple au moyen de jalons, quand vous voulez que tel ou tel avantage soit réalisé et laissez avant tout l’équipe de projet s’occuper de l’exécution.

Dans la perspective de la transformation de l’administration, n’hésitez pas à remettre en question les organisations et les processus existants. Encouragez les participants à créer des solutions en travaillant avec les utilisateurs, qui peuvent être, dans le cas de l’administration, des citoyens, des entreprises, des bénéficiaires de prestations ou encore des cantons et des communes. N’hésitez pas à demander à tous les participants de coopérer, de manière à mettre en place un processus continu de bout en bout.

Dans votre projet, assemblez absolument toutes les pièces du puzzle.

Orchestrez vos projets de manière à ce qu’ils contribuent ensemble à la réalisation de vos objectifs stratégiques. Impliquez rapidement les responsables de l’architecture, du contrôle interne et de la sécurité, afin que leurs exigences soient aussi prises en compte. Et finalement, assurez-vous qu’il existe suffisamment de cas explicites pour les tests du contrôle interne et de la sécurité et que ces tests sont exécutés de manière aussi automatisée que possible.

Dotez votre organisation de compétences.

Assurez-vous en temps voulu de disposer de ressources clés durables et validez sans équivoque les responsabilités spécifiques à leurs rôles. Veillez à ce que le représentant des utilisateurs (Product Owner) dispose à la fois de l’expertise et des pouvoirs de décision nécessaires et ne démarrez jamais sans un système de gestion de la qualité et des risques bien rodé.

Nous serons attentifs à ces aspects lors de nos audits au sein de l’administration fédérale et nous nous réjouissons de découvrir ce nouveau monde avec tous les utilisateurs. N’hésitez pas à nous contacter en cas de question : info@efk.admin.ch.

Contrôle fédéral des finances (CDF)
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