Nell'ambito della preparazione della conclusione del progetto, sono svolte e documentate tutte le attività e le misure finali dal punto di vista formale, organizzativo e amministrativo, sono registrate le questioni ancora aperte e future pendenti. Sono trasmessi agli organi responsabili tutti i documenti e i risultati necessari, in modo da poter prendere la decisione di sciogliere l'organizzazione di progetto e concludere il progetto.

Il dossier dei documenti è riordinato e la documentazione del progetto è trasmessa all'organizzazione permanente.

Si valutano lo svolgimento del progetto e i risultati.

Tutte le pendenze relative al progetto sono trasmesse alle persone competenti in seno all'organizzazione permanente.

Osservazione:

1. Per controllare il buon esito del progetto si deve verificare (p. es. da parte dell'organizzazione di applicazione), dopo un periodo congruo dalla sua conclusione, se si è prodotto l'effetto atteso dal committente. Questo controllo consiste ad esempio nell'effettuare una verifica approfondita degli obiettivi raggiunti o un calcolo retrospettivo.

La documentazione relativa alle esperienze di progetto è finalizzata. È stilata la valutazione finale del progetto.

1. Piano di gestione progettuale
2. Esperienze del progetto
3. Pietra miliare Avvio della fase Conclusione

1. Aggiornare il dossier dei documenti.
2. Trasmettere all'organizzazione permanente la documentazione di sistema utile per l'esercizio, la manutenzione e lo sviluppo ulteriore; archiviare la documentazione inerente allo svolgimento del progetto (piani di progetto, verbali, contratti, rapporti di fase ecc.) conformemente alle direttive di archiviazione stabilite dall'organizzazione permanente.
3. Restituire all'organizzazione permanente le risorse (infrastruttura ecc.) non più necessarie.
4. Revocare le autorizzazioni di accesso attribuite specificatamente per il progetto.
5. Chiudere i sistemi di rilevamento dei costi, la contabilità del progetto, il reporting ecc.
6. Elaborare la valutazione finale del progetto.
7. Finalizzare le esperienze di progetto.
8. Stabilire come pendenza cosa esaminare per controllare il buon esito del progetto, quali misure prevedere a tal fine e a chi farle attuare.
9. Trasferire tutte le pendenze in sospeso, comprese le misure necessarie, dal progetto all'organizzazione permanente (ad es. all'attenzione dell'organizzazione di applicazione).

1. Esperienze del progetto
2. Valutazione finale del progetto