Gli stakeholder sono identificati, contattati, coinvolti nel progetto: sono analizzati i loro interessi fondamentali e definite le misure per garantire il successo del progetto. L'informazione assicura il flusso istituzionalizzato di informazioni tra il progetto e il suo contesto. Ne fa parte anche il marketing di progetto.

Il capoprogetto e i committenti identificano e analizzano tutte le persone o i gruppi che hanno un interesse legittimo nell'andamento del progetto o per i quali è importante, a causa dei loro interessi, sapere come si comporterà la futura soluzione. Gli interessi, le aspettative e gli obiettivi degli stakeholder implicati sono raccolti, analizzati ed esaminati per individuare eventuali discrepanze e conflitti. Per aumentare le possibilità di successo, le discrepanze o i conflitti identificati devono essere risolti il più possibile. Se necessario, sono pianificati i processi decisionali e preparate le decisioni.

Gli obiettivi e le misure di comunicazione sono pianificati ed eseguiti e se ne verifica regolarmente l'efficacia. La comunicazione tiene conto dei gruppi a cui ci si rivolge e degli interessi degli stakeholder.

Di principio questo compito è di competenza del capoprogetto. È definito in modo specifico per il progetto nel piano di gestione progettuale.

Il capoprogetto allestisce con il committente la lista stakeholder e con il rappresentante degli utenti gli interessi degli stakeholder.

L'identificazione degli stakeholder con il loro elenco e interessi sono creati per la prima volta nella fase Avvio e in seguito continuamente aggiornati durante il progetto.

Il flusso di informazioni istituzionalizzato è definito nel piano di comunicazione come parte del piano di gestione progettuale.

1. Piano di gestione progettuale
2. Lista Stakeholder
3. Interessi degli stakeholder

1. Determinare le condizioni quadro e le direttive concernenti la comunicazione.
2. Identificare e analizzare gli stakeholder, creare o aggiornare la Lista Stakeholder e i loro interessi.
3. Identificare gli stakeholder adatti come potenziali membri del comitato di progetto e proporli al committente.
4. Gestire gli stakeholder su base continuativa.
5. Informare costantemente il committente, il rappresentante degli utenti e altri stakeholder coinvolti.
6. Stabilire gli obiettivi di comunicazione, pianificare le misure di comunicazione e concordarle con il committente. Attuare le misure e misurarne l'effetto. Aggiornare costantemente il piano di comunicazione nel piano di gestione progettuale.
7. Elaborare la pianificazione delle decisioni, concordarla con il committente e integrarla nel piano di comunicazione.

1. Lista Stakeholder
2. Interessi degli stakeholder
3. Piano di gestione progettuale