Con l'elaborazione dell'analisi dell'acquisto, sono raccolte tutte le informazioni e le direttive rilevanti per l'acquisto, è preparato il processo del bando di concorso e sono create le basi per la scelta del tipo di procedura. In questo modo è garantita la coerenza degli acquisti con la pianificazione dell'esecuzione.

L'analisi dell'acquisto serve a fornire informazioni tempestive e complete su cosa deve essere acquistato e da chi, come si presenta il mercato, quali altre condizioni quadro devono essere prese in considerazione, se devono essere soddisfatti i requisiti della legge sugli appalti e quale procedura sarà utilizzata. L'analisi dell'acquisto è coordinata con gli organi regolatori e di controllo per gli acquisti.

Il bando di concorso, la valutazione e l'acquisto sono preparati da un punto di vista tecnico e legale, il quadro finanziario di massima è definito.

Nell'analisi dell'acquisto sono chiarite questioni procedurali come:

1. Qual è la motivazione per la pubblicazione del bando di concorso? Qual è la necessità d'intervento?
2. Che cosa acquistare? In quali quantità e qualità?
3. Qual è la situazione attuale del mercato, qual è l'offerta generale?
4. In che mercato si opera?
   Quanti offerenti si possono prevedere?
   Quali sono gli offerenti e i fornitori in questione?
   Esistono già contratti? Qual è la loro durata?
   Quali sono i requisiti per gli offerenti?
5. Chi è responsabile per cosa nel progetto?
   Chi prepara la Documentazione del bando di concorso? Chi valuta? Chi redige il rapporto di valutazione?
   Come funziona il processo decisionale?
6. Quali sono i costi previsti per l'oggetto dell'acquisto?
7. Quando deve essere effettuato l'acquisto?
   Qual è il periodo o la durata di utilizzo previsti?
   Come si coordinano le tempistiche del progetto?
   In che forma è allestita la pianificazione degli acquisti?
8. È garantito il finanziamento dell'intero progetto di acquisto (compresi i costi di follow-up)?
9. Come è strutturato l'intero processo di acquisto per quanto concerne gli standard e le forme di contratto?
10. Che tipo di procedura di bando di concorso è applicata?
11. In quale forma si risponde alle domande sui documenti del bando di concorso?
    Sono previste presentazioni da parte degli offerenti?

L'analisi dell'acquisto tiene conto delle direttive interne e giuridiche, delle procedure e delle scadenze.

L'elaborazione della procedura di aggiudicazione dovrebbe essere avviata il prima possibile, ovvero già nella fase Avvio. In nessun caso il progetto deve essere ritardato dai necessari chiarimenti e coordinamenti.

Bisogna elaborare un'analisi dell'acquisto, se durante l'elaborazione dello studio emerge l'ipotesi che l'acquisto della soluzione è previsto in una o più varianti. Durante l'elaborazione dell'analisi dell'acquisto, è importante che essa e lo studio siano coordinati, in particolare per la pianificazione degli acquisti.

Il bando di concorso vero e proprio si svolge soltanto dopo l'avvio dell'esecuzione.

1. Pietra miliare Avvio del progetto
2. Studio

1. Eseguire l'analisi del fabbisogno e gli studi di mercato e raccogliere informazioni su possibili soluzioni (prodotti, servizi ecc.).
2. Organizzare la riunione di kick-off del progetto.
3. Definire il tipo di procedura sulla base delle caratteristiche dell'acquisto, delle direttive, dell'organizzazione permanente e delle basi legali.
4. Concretizzare compiti, attività, e risultati; tenere in considerazione le direttive dell'organizzazione permanente e le basi legali.
5. Elaborare la pianificazione degli acquisti da un punto di vista finanziario e dei termini e, per quanto possibile, coordinarlo con la pianificazione dello studio.
6. Formulare i requisiti per l'organizzazione di progetto.
7. Pianificare le risorse di personale e finanziarie necessarie per gli acquisti.
8. Concordare l'analisi dell'acquisto con gli organi regolatori e di controllo della gestione responsabili degli acquisti.

1. Analisi dell'acquisto