« Les petites actions menées à bien valent mieux que les grandes qui restent au stade de projet. »

(Peter Marshall)

À notre époque, où tout va très vite, les méthodes agiles ont souvent prouvé leur supériorité sur les approches traditionnelles. Il est donc logique qu'elles soient utilisées plus souvent par les autorités et qu'elles trouvent leur expression dans HERMES. Mais l'application systématique d'une méthode ne garantit malheureusement pas toujours la réussite d'un projet, comme le Contrôle fédéral des finances en a fait l'expérience. D'autres aspects ont également leur importance. Nous vous encourageons donc à garder les éléments suivants à l'esprit:

N'oubliez pas que l'évolution des mentalités est cruciale lors de changements.

Il faut dès le départ que tous les participants prennent conscience du fait que l'innovation n'est pas uniquement technologique, mais qu'elle dépend de chaque collaborateur. Encouragez le dialogue, apprenez à vivre avec les incertitudes, remettez en question les tabous et acceptez que des erreurs soient faites. Dans le monde de l'agilité surtout, mais pas uniquement, le zéro-défaut peut être fatal.

Mettez l'accent sur l'entreprise et l'utilisateur final.

En tant que mandant, pilotez le projet en mettant l'accent sur les avantages commerciaux attendus et orientez systématiquement les rapports en conséquence. Définissez, par exemple au moyen de jalons, quand vous voulez que tel ou tel avantage soit réalisé et laissez avant tout l'équipe de projet s'occuper de l'exécution. Et mettez les responsables de l'architecture, du SCI * Le système de contrôle interne (SCI) de l'administration fédérale, introduit entre 2007 et 2008. et de la sécurité dans la course dès le début.

Dans la perspective de la transformation de l'administration, n'hésitez pas à remettre en question les organisations et les processus existants. Motivez les participants à créer des solutions avec les utilisateurs, c'est-à-dire, dans le cas de l'administration, avec des citoyens, des entreprises, des bénéficiaires de subventions et aussi avec les cantons et les communes. N'hésitez pas à demander à tous les participants de coopérer, de manière à mettre en place un processus continu de bout en bout.

Dans votre projet, assemblez absolument toutes les pièces du puzzle.

Orchestrez vos projets de manière à ce qu'ils contribuent ensemble à la réalisation de vos objectifs stratégiques. Impliquez rapidement les responsables de l'architecture, du contrôle interne et de la sécurité, afin que leurs exigences soient aussi prises en compte. Et finalement, assurez-vous qu'il existe suffisamment de cas explicites pour les tests du contrôle interne et de la sécurité et que ces tests sont exécutés de manière aussi automatisée que possible.

Dotez votre organisation de compétences.

Assurez-vous en temps voulu de disposer de ressources clés durables et validez sans équivoque les responsabilités spécifiques à leurs rôles. Veillez à ce que le représentant des utilisateurs (Product Owner) dispose à la fois de l'expertise et des pouvoirs de décision nécessaires et ne démarrez jamais sans un système de gestion de la qualité et des risques bien rodé.

Nous serons attentifs à ces aspects lors de nos audits au sein de l'administration fédérale et nous nous réjouissons de découvrir ce nouveau monde avec tous les utilisateurs. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter: info@efk.admin.ch .

Contrôle fédéral des finances (CDF)

www.efk.admin.ch

HERMES fait peau neuve

(Libor F. Stoupa, auteur de la gestion de projet HERMES, édition 2022)

La gestion de projet HERMES, édition 2022, reflète les changements intervenus dans la compréhension des projets de ces dernières années; elle tient compte des attentes formulées par les utilisateurs concernant les progrès réalisés sur le plan de la marche à suivre dans les projets. Il a fallu d'une part adapter l'approche de développement agile aux besoins actuels des organisations. Il s'agissait d'optimiser la démarche agile déjà existante et de l'intégrer dans le modèle de phases. Le tout en tenant compte de la gouvernance, en maintenant une procédure uniforme dans les projets et en profitant des interfaces éprouvées dans cet environnement. Le but était, d'autre part, de pondérer plus fortement les aspects liés à l'organisation et à l'orientation commerciale tout en réduisant la charge informatique.

HERMES fait la distinction entre la gestion de projet classique et la gestion de projet hybride. L'approche hybride permet l'intégration uniforme de diverses méthode les de développement agiles. Pour le reste, HERMES offre la même systématique de structure et les mêmes éléments de méthode que jusqu'à présent. La méthode est également restée structurée de la même manière dans les grandes lignes, mais elle met davantage l'accent sur les résultats, de sorte qu'il a fallu modifier l'ordre des chapitres et en partie les renommer.

Indépendamment de la procédure de développement, la terminologie propre à HERMES n'a globalement pas changé. La procédure classique correspond aujourd'hui à la pratique largement appliquée, qui consiste à se concentrer davantage sur l'activité ou le domaine spécialisé. Dans le cas du développement agile, une validation de la version est désormais possible; elle donne, d'une part, au mandant une occasion supplémentaire d'intervenir directement dans le déroulement du projet (à la manière d'une libération de phase) et d'assurer ainsi la gouvernance.

Quelques autres améliorations importantes ont été apportées.

1. Les phases de projet tiennent désormais compte des exigences du monde agile.
2. La gestion de projet est au premier plan; la gestion du développement agile lui est subordonné en tant que méthode et intégré en tant que boîte noire sans plus de détails.
3. Le projet commence par une phase d'initialisation allégée. Le choix des scénarios n'intervient que plus tard, lors du jalon Suite du projet.
4. Le processus d'achat est déjà prévu et préparé lors de la phase d'initialisation, de sorte qu'il permet une adaptation des scénarios.
5. Les jalons ont gagné en importance sur le plan du pilotage. Ils sont désormais des éléments tangibles indépendamment de l'approche choisie.
6. Pour les tâches, il est désormais défini quels résultats disponibles constituent la condition préalable à leur réalisation.
7. Les rôles minimaux à pourvoir sont ceux de mandant, de chef de projet et de représentant des utilisateurs qui doiventêtre impérativement occupés par le groupe de partenaires utilisateurs.
8. Les compétences de direction et les compétences techniques sont clairement définies et séparées en fonction des rôles. Le chef de projet n'a plus besoin de connaissances spécialisées, mais d'autant plus de connaissances et de capacités de gestion. Le groupe de partenaires Utilisateurs peut donc aussi recruter un externe pour ce rôle. Le rôle de représentant des utilisateurs a quant à lui gagné en importance; il englobe désormais la responsabilité technique du produit (classique et agile). En conséquence, les exigences envers le titulaire du rôle augmentent également.

Le nouveau manuel, tout comme les éditions précédentes, constitue une base applicable aux grands projets. Toutefois, l'adaptation de la méthode à appliquer dépend du projet (adaptation de la méthode / tailoring). Le volume de documents à établir est défini en ligne au moyen d'un dimensionnement personnalisable. L'objectif est de simplifier au maximum la procédure et d'améliorer la convivialité de la gestion de projet HERMES.

Nous espérons que le nouvel HERMES répond à vos attentes et nous nous réjouissons de recevoir vos commentaires.

Le produit HERMES est une réussite et il entend le rester.