Während der gesamten Dauer des Programms werden die Projektleiter und weitere projektübergreifende Arbeiten koordiniert, damit sie ihre Aufgaben erfüllen können. Entscheide der Programmsteuerung werden vorbereitet.

Der Programmkoordinator koordiniert das Programm und die Projektleiter und bereitet die Entscheidungen der Steuerung vor.

Die Koordination und Kontrolle des Programms basieren auf dem Programmauftrag und dem Programmmanagementplan. Der Programmmanagementplan beschreibt, wie die Ziele erreicht werden (Soll) und zeigt den aktuellen Programmstand (Ist) sowie die zukünftige Entwicklung (Prognose) auf.

Der Programm- und Projektfortschritt wird laufend überprüft und die Planung wird aktualisiert. Abhängigkeiten zwischen Projekten sowie externe Abhängigkeiten des Programms werden identifiziert, überwacht und koordiniert.

Die Informationen zur Koordination und Kontrolle des Programms werden im Programmmanagementplan festgehalten. Das Berichtswesen wird im Programmmanagementplan geregelt. Es besteht aus dem Berichtswesen und aus Programm- bzw. Projektsitzungen. Zum Berichtswesen gehört der Programmstatusbericht. Je nach Vorgaben der Stammorganisation werden weitere Programmberichte benötigt. Die Programmarbeitsaufträge werden den verantwortlichen Mitarbeitenden basierend auf den Rollen im Voraus zugeordnet.

Der Programmkoordinator führt das Programm:

1. Er führt den Programmmanagementplan laufend nach.
2. Er erstellt den Programmstatusbericht zuhanden des Programmauftraggebers.
3. Er identifiziert und koordiniert externe Abhängigkeiten, welche nicht projektspezifisch in Verantwortung eines bestimmten Projekts liegen.

Der Programmkoordinator koordiniert die Projektleiter und koordiniert die Abhängigkeiten zwischen den Projekten:

1. Die Informationen zum Projektstand und zur Prognose der Projekte werden an den Programmleiter berichtet.
2. Der Programmkoordinator führt den Programmmanagementplan auf der Grundlage des Berichtswesens der Projekte laufend nach.
3. Entscheide der Steuerung werden durch die Projektleiter gemeinsam mit dem Programmkoordinator vorbereitet.

Der Programmkoordinator koordiniert und kontrolliert Aufgaben, die ausserhalb der Projekte durch ihn in Auftrag gegeben werden:

1. Die in der Planung definierten Aufgaben und Ergebnisse werden mit Programmarbeitsaufträgen konkretisiert. Dadurch werden die Arbeitsprozesse transparent, die Planung wird laufend verfeinert und die Gefahr von Missverständnissen wird reduziert.
2. Auf der Grundlage der Planung und der Programmarbeitsaufträge wird der Fortschritt periodisch überprüft. Die Istwerte der aktuellen Situation werden erhoben und mit der Planung verglichen. Die Aufwände, Kosten und Termine für den weiteren Verlauf werden geschätzt und als Prognose in der Planung abgebildet. Bei aufgetretenen oder prognostizierten Abweichungen von der Planung empfiehlt der Programmkoordinator dem Programmauftraggeber Massnahmen, damit die Ziele erreicht werden. Die Wirkung der Massnahmen wird laufend beurteilt.

Sind massgebende Programmänderungen erforderlich, so werden sie über die Aktivitäten des Änderungsmanagements behandelt.

Die folgenden Aufgaben, die im Modul Projektführung in der Verantwortung des Projektleiters sind, werden auf Stufe Programm zusätzlich durch den Programmkoordinator ausgeführt.

1. Leistungen vereinbaren und steuern

Querschnittsleistungen, welche auf mehrere Projekte bezogen benötigt werden, werden durch den Programmkoordinator unter Einbezug der Projektleiter übergeordnet vereinbart. Die Steuerung der Leistung im Projekt bleibt in der Verantwortung des Projektleiters.

1. Probleme behandeln und Erfahrungen nutzen

Eskalationen der Projektleiter werden an den Programmauftraggeber und den Programmkoordinator gemeldet. Er behandelt diese gemäss den im Programmmanagementplan festgelegten Vorgaben. Projekterfahrungen werden für das gesamte Programm gesammelt und in einem überordneten Dokument festgehalten.

1. Programmstakeholdermanagement und Kommunikation führen

Das Programmstakeholdermanagement und die Kommunikation der Projekte werden durch den Programmkoordinator übergreifend koordiniert. Die Kommunikationsplanung der Projekte erfolgt mit dem Kommunikationsplan im Programmmanagementplan.

1. Qualitätssicherung führen

Die Massnahmen der Qualitätssicherung für programmspezifische Ergebnisse werden durch den Programmkoordinator festgelegt und im Programmmanagementplan festgehalten.

1. Risikomanagement führen

Der Programmkoordinator identifiziert die Risiken des Programms, konsolidiert die von den Projektleitern identifizierten Risiken der Projekte und führt für das Programm einen übergeordneten Risikokatalog (im Programmstatusbericht oder als eigenständiges Ergebnis). Er legt die Massnahmen zur Risikobewältigung mit den Projektleitern fest und überwacht die Risikoentwicklung. Er informiert den Programmauftraggeber und weitere Stellen über die Risikosituation. Der Projektauftraggeber entscheidet über Massnahmen des Risikomanagements.

1. Änderungsmanagement führen

Der Programmkoordinator legt das Verfahren für das Änderungsmanagement im Programm fest und dokumentiert es im Programmmanagementplan. Er führt das Änderungsmanagement projektübergreifend.

1. Programm koordinieren
2. 1. Fortschrittskontrolle durchführen, Ist und Soll vergleichen und Prognosen erstellen
   2. Abweichungen von der Planung analysieren und dem Projektauftraggeber Massnahmen empfehlen
   3. Projektmanagementplan laufend nachführen
3. Projektleiter und projektübergreifende Abhängigkeiten koordinieren
4. Ausserhalb der Projekte in Auftrag gegeben Aufgaben führen und kontrollieren.
5. Aufgaben des Projektmanagements analog auf Stufe Programm ausführen
6. 1. Leistungen vereinbaren und steuern
   2. Probleme sicherstellen und lösen sowie Erfahrungen nutzen
   3. Programmstakeholdermanagement und Kommunikation führen
   4. Qualitätssicherung führen
   5. Risikomanagement führen
   6. Änderungsmanagement führen

1. Programmänderungsantrag
2. Programmänderungsstatusliste
3. Programmarbeitsauftrag
4. Programmerfahrungen
5. Programmmanagementplan
6. Programmprotokoll
7. Programmprüfprotokoll
8. Programmstatusbericht
9. Programmstakeholderliste
10. Programmvereinbarungen