Plan de gestion du programme

Nom de projet

Classification	Sélectionnez un élément.
Statut	Sélectionnez un élément.
Numéro de programme
Chef de programme	Chef de projet
Version	0.1
Date	Cliquez ici pour saisir la date.
Adjudicateur	Mandant
Auteur / auteurs
Destinataires

Historique des modifications

Version	Date	Modification	Auteur
0.1

Tableau 1 :	contrôle des modifications

Description

Le plan de gestion du programme comprend la stratégie, la planification globale et l’organisation du programme. Il présente les prestations transversales du programme et les principales règles relatives aux méthodes, techniques, rôles et outils, qui doivent être définies de manière spécifique au programme. Le plan de gestion du programme sert de base d’action commune à tous les participants au programme. Il est précisé et mis à jour au fur et à mesure du déroulement du programme selon le principe de la planification et du pilotage roulants. Lors de la clôture d’une phase d’un programme, le plan de gestion du programme est adapté aux nouvelles conditions.

Les règles spécifiques au programme relatives aux méthodes, techniques, rôles et outils, telles que l’assurance de la qualité, la gestion des risques, la procédure de transmission des problèmes, les rapports, la gestion des documents ou la gestion des modifications, sont définies à un niveau supérieur pour tous les projets, en fonction des besoins et des nécessités. Des extensions spécifiques au projet ou des dérogations justifiées peuvent être définies dans le plan de gestion des projets.

Texte en italique dans le document : Indications sur l’utilisation ou exemples ; à adapter ou à supprimer.

Description du programme

Description
Brève description du contenu du programme, p. ex. : depuis 2014, chaque canton dispose d’un programme regroupant toutes les mesures d’encouragement de l’intégration….

Tableau 2 :	description du programme

Planification globale (masterplan)

Concept / structure de mise en œuvre

Phases, modules, tâches, résultats, rôles

Structure détaillée de la mise en œuvre d'HERMES online, ou référence à un document distinct

Jalons

Un exemple des jalons dans le cadre d’un programme

Figure 1 :	jalons et décision dans le cadre d’un programme

Projets, paysage de projets

N°	Projets	Description
01	Projet AB
02

Tableau 3 :	projets, paysage de projets

Dépendances

Dépendance
Programme
Sujets pertinents pour le programme
Résultat / décision / fait pertinent pour le programme
Délai	07.05.2022
Impacts sur le programme
Personne de contact	Chef de programme

Tableau 4 :	dépendances

Organisation d’exécution et

Organigramme du projet

Organigramme

Objet Microsoft PowerPoint modifiable (clic droit – objet de présentation – ouvrir), possibilité de choisir la version agile dans l’objet PPT.

Figure 1 -	graphique Organisation du programme

Rôles dans l’organisation permanente et dans l’organisation du programme

Organisation permanente

Rôle dans l’organisation permanente	Nom	Sigle	Unité organisationnelle
Direction
Organes de prescription et de contrôle de gestion : révision interne	Paul Hauser	hap	ABC

Tableau 5 :	rôles dans l’organisation permanente

Organisation de programme

Rôle dans l’organisation du programme	Nom	Sigle	Fonction / unité organisationnelle représentée
Mandant du programme	Kurt Mahler	mak	Chef de la direction xyz
Comité de programme
Chef de programme	Leon Huber	hul

Tableau 6 :	rôles dans l’organisation du programme

Occupation des rôles

Équipe	Nom	Sigle	Fonction / unité organisationnelle représentée
Bea Klein	klb
Hans Gross	grh
Peter Will	wip

Tableau 7 :	occupation des rôles

Plan de contrôle (assurance de la qualité)

Reprendre les résultats de la structure de mise en œuvre

Phase / résultat	Méthode de vérification	Responsable	Vérificateur	Délai	État
Concept
Rapport de programme	Revue	Mandant	Sutter, Huber	15.05.2022	approuvé

Tableau 8 :	plan de contrôle

Méthode de vérification selon l’assurance de la qualité

Calendrier

Planification détaillée pour la phase actuelle ou suivante du programme
Le cas échéant, référence à un document externe

Jalon	Date prévue	Date réelle
Mandat d’initialisation du programme	12.01.2022	20.1.2022
Validation de l’exécution du programme	12.02.2022	15.2.2022
Évaluation intermédiaire 1	12.03.2022
Évaluation intermédiaire n	12.04.2022
Libération de la phase de clôture du programme	12.05.2022
Clôture du programme

Tableau 9 :	jalons

Plan des coûts / budget approuvé

En général, document distinct, conformément aux directives de l’organisation permanente

Plan des ressources

Ressources en personnel

Rôle / personne	trim. 1	trim. 2	trim. 3	trim. 4	…	Total	Confirmation du supérieur
Nom
Nom

Tableau 10 :	ressources en personnel

Ressources matérielles

Locaux, infrastructure informatique, logiciels spécifiques, etc.

Ressources matérielles	Nombre	Coûts	Moment du prélèvement	Responsable
Locaux pour le travail de programme	4 salles	01.06.2022	Hans Müller
Infrastructure informatique	12 PC, 6 laptops
Logiciel ABC

Tableau 11 :	ressources matérielles

Plan d’achat

Besoins / désignation	Nombre	Valeur en fr.	Quand	Type d’achat
Gestionnaire de la qualité et des risques du programme	20 JT	20 000	20.01.2022 – 30.03.2022	Procédure de gré à gré avec plusieurs offres
Soutien à l’administration du programme	300 JT	1000 000	01.04.2022 – 30.06.2022	Commande sur la base d’un contrat-cadre

Tableau 12 :	plan d’achat

Plan de communication

Destinataire	Responsable	Table des matières	Objectif	Moyen / support	Délai
Tous les collaborateurs	Mandant	Contenu du programme	Tous les collaborateurs connaissent la démarche, les délais	Flyer (par e-mail)	12.03.2022

Tableau 13 :	plan de communication

Gestion des parties prenantes (spécifique au programme, en amont des projets)

N°	Partie prenante	Gestion / mesures	Responsable	Délai
01	Commune	Assurer l’implication continue des ...	Hans Meier	Fin de trimestre
02

Tableau 14 :	gestion des parties prenantes

Rapports

Résultat	Périodicité	Responsable	Destinataire	Délai
Rapport sur l’état du programme	Mensuel	Chef de programme	Mandant	Premier jour ouvrable du mois
Rapport de programme	Fin des phases	Chef de programme	Mandant	Voir planification

Tableau 15 :	rapports

Directives, méthodes, instruments de travail et outils

Titre	directives, méthodes et outils	Version
Gestion de programme	HERMES	HERMES 2022
Achat	LMP, OMP
Logiciel pour xyz	Outil aaa	10.2

Tableau 16 :	directives, méthodes et outils

Gestion des modifications

Texte, description

Objet Microsoft PowerPoint modifiable (clic droit – objet de présentation – ouvrir)

Figure 2 -	gestion des modifications

Gestion des risques

Les risques liés au programme sont mentionnés pour la première fois dans le mandat de programme puis repris et actualisés dans le rapport sur l’état du programme et le rapport de programme.

Pour évaluer les risques, il faut déterminer pour chaque risque la probabilité d’occurrence et le degré de conséquence. Il faut définir ici les variables.

Échelle d’évaluation de la probabilité d’occurrence

Évaluation	Description de la probabilité d’occurrence
1 = faible	improbable, moins de 20 %
2 = moyenne	moyenne, de 20 à 50 %
3 = élevée	très probable, plus de 50 %

Tableau 17 :	échelle d’évaluation de la probabilité d’occurrence

Évaluation	Conséquence sur le résultat du programme	Conséquence sur le délai	Conséquence sur les coûts
1 = faible	Défaut minime	jusqu’à 1 mois, minime	Aucune
2 = moyenne	Défaut important	1 à 3 mois, important	5 à 20 %, important
3 = élevée	Défaut majeur	plus de 3 mois, majeur	plus de 20 %, majeur

Tableau 18 :	échelle d’évaluation du degré de conséquence

Ces valeurs permettent de déterminer la représentation du risque dans la matrice. La flèche (risque 2) indique l’évolution par rapport à l’évaluation précédente.

Matrice des risques

Figure 3 -	matrice des risques

Tableau des risques

Les risques liés au programme identifiés et évalués sont consignés de façon analogue à la présentation du tableau ci-après. Une ou plusieurs mesures sont planifiées pour chaque risque.

N°	Description du risque	PO	DC	CR	Mesures	Resp.	Délai
R1	Les ressortissants de l’UE et de l’AELE ne peuvent pas être obligés de participer à des mesures d’intégration.	3	3	6	Convaincre les ressortissants de l’UE et de l’AELE à participer par des mesures de communication ...	CP	01.01.2022
R2	2	2	9	CP	12.12.2022
Légende : PO= probabilité d’occurrence : 1 faible / 2 moyenne /3 élevée DC= degré de conséquence : 1 faible / 2 moyen / 3 élevé CR=coefficient de risque = PO x DC

Tableau 19 :	risques – PO x DC = CR

Procédure de transmission des problèmes

La procédure de transmission des problèmes est une mesure visant à faire remonter les problèmes à laquelle il ne faut recourir que dans des cas exceptionnels et avec la plus grande prudence. Dans le cadre d’un programme, il vaut toujours mieux commencer par essayer de résoudre les conflits au moyen d’autres mesures et de faire jouer ses propres compétences et ses capacités à communiquer. En effet, faire remonter un problème peut entraîner d’autres problèmes.

La procédure à suivre pour faire remonter un problème est définie une fois pour toute la durée du programme. Elle peut toutefois être adaptée à tout moment selon les circonstances.

Dans un programme, une telle procédure est lancée lorsqu’un conflit dégénère ou qu’un problème ne trouve pas de solution. Les problèmes qui ne peuvent pas être résolus par la conduite du programme, faute de compétences ou de moyens, sont transmis au pilotage du programme dans le cadre du processus de règlement des problèmes. Le pilotage du programme les traite avec la priorité et l’urgence nécessaires.

La description du processus de règlement des problèmes est neutre et indépendante des rôles. Elle comprend la délégation progressive d’un conflit sans issue ou d’un problème impossible à résoudre à une instance supérieure du programme : du niveau de la direction, à celui pilotage et ensuite à l’échelon supérieur à l’intérieur du niveau de pilotage.

Elle précise également les circonstances dans lesquelles il est possible de sauter des niveaux hiérarchiques et celles dans lesquelles cela n’est pas approprié.

Gestion des documents

Classement des documents

Outils, lieu de classement, gestion des accès

Conventions de dénomination

Pour que les documents relatifs au programme puissent être identifiés de manière simple et univoque, les noms de fichier sont définis selon les conventions :

Nom du programme-désignation du document.Type de fichier

Exemple :

HMH-mandat de programme.docx

Versions de documents

Les modifications d’un document doivent être mentionnées dans son contrôle des modifications.

Utilisation de numéros de version

Les numéros de version V0.1, V0.2, V0.3….V0.9 désignent les versions de documents en cours d’élaboration.

Le numéro de version V1.0 désigne la première version du document ayant fait l’objet d’une réception.

Le numéro de version V1.1 désigne la première version modifiée après la réception.

Le numéro de version V2.0 désigne la deuxième version du document ayant fait l’objet d’une réception.

Gestion des versions

Objet Microsoft PowerPoint modifiable (clic droit – objet de présentation – ouvrir)

Figure 4 -	gestion des versions

Documents datés

Si la date d’élaboration d’un document est importante, elle doit figurer dans le nom du fichier.

Exemple : procès-verbal de réunion

HMH-procès-verbal-réunion-équipe-base-2020-12-05.docx

L’indication d’une date peut aussi servir à indiquer une version du document. Mais il n’est pas judicieux de combiner date et numéro de version.

Afin que les documents soient classés dans l’ordre chronologique, la date doit être indiquée selon le schéma suivant : AAMMJJ (ou AAA-MM-JJ). Si elle est placée en tête, elle sera déterminante pour le classement. Si le nom est placé en tête, les documents seront classés d’abord par ordre alphabétique puis par ordre chronologique (date ou version).

Recommandation sur l’utilisation de la date

Dans la pratique, l’utilisation de la date s’est imposée dans la plupart des cas. Et comme les documents peuvent normalement toujours être triés par date, il est plus utile de placer le nom en tête (nom-du-document-AAMMJJ.xxx) afin de permettre un classement alphabétique.

En outre, on peut aujourd’hui revenir à la forme courte (AAMMJJ) comme avant l’an 2000.

Nom du programme-désignation du document.AAMMJJ.Type de fichier

Exemple :

HMH-mandat de programme-211126.docx

HMH-mandat de programme-211205.docx

Abréviations et glossaire

Abréviation / terme	Signification
HERMES	méthode de gestion pour les projets et programmes ; HERMES 2022 est une norme eCH

Tableau 20 :	abréviations et glossaire

Table des matières

Historique des modifications	1

Description	2

1	Description du programme	3

2	Planification globale (masterplan)	3

2.1	Concept / structure de mise en œuvre	3

2.2	Projets, paysage de projets	3

3	Dépendances	4

4	Organisation d’exécution et	4

4.1	Organigramme du projet	4

4.2	Rôles dans l’organisation permanente et dans l’organisation du programme	5

4.3	Occupation des rôles	5

5	Plan de contrôle (assurance de la qualité)	5

6	Calendrier	6

7	Plan des coûts / budget approuvé	6

8	Plan des ressources	6

9	Plan d’achat	7

10	Plan de communication	7

11	Gestion des parties prenantes (spécifique au programme, en amont des projets)	7

12	Rapports	8

13	Directives, méthodes, instruments de travail et outils	8

14	Gestion des modifications	8

15	Gestion des risques	9

16	Procédure de transmission des problèmes	10

17	Gestion des documents	11

Abréviations et glossaire	13

Table des matières	14

Liste des illustrations	14

Liste des tableaux	15

Liste des illustrations

Figure 1 -	graphique Organisation du programme	4

Figure 2 -	gestion des modifications	8

Figure 3 -	matrice des risques	10

Figure 4 -	gestion des versions	12

Liste des tableaux

Tableau 1 :	contrôle des modifications	1

Tableau 2 :	description du programme	3

Tableau 3 :	projets, paysage de projets	3

Tableau 4 :	dépendances	4

Tableau 5 :	rôles dans l’organisation permanente	5

Tableau 6 :	rôles dans l’organisation du programme	5

Tableau 7 :	occupation des rôles	5

Tableau 8 :	plan de contrôle	5

Tableau 9 :	jalons	6

Tableau 10 : ressources en personnel	6

Tableau 11 : ressources matérielles	7

Tableau 12 : plan d’achat	7

Tableau 13 : plan de communication	7

Tableau 14 : gestion des parties prenantes	7

Tableau 15 : rapports	8

Tableau 16 : directives, méthodes et outils	8

Tableau 17 : échelle d’évaluation de la probabilité d’occurrence	9

Tableau 18 : échelle d’évaluation du degré de conséquence	9

Tableau 19 : risques – PO x DC = CR	10

Tableau 20 : abréviations et glossaire	13