Ausschreibungsunterlagen

Projektname

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Programmname
Projektnummer
Projektleiter	Projektleiter
Version	0.1
Datum	Klicken Sie hier, um ein Datum einzugeben.
Auftraggeber	Auftraggeber
Autor/Autoren
Verteiler

Änderungsverzeichnis

Version	Datum	Änderung	Autor
0.1

Tabelle 1:	Änderungskontrolle

Beschreibung

Die Ausschreibungsunterlagen umfassen alle Informationen, die im Rahmen einer Ausschreibung publiziert werden. Dazu gehört in erster Linie das Lastenheft (in der Schweiz auch Pflichtenheft genannt) samt Kriterienkatalog, das ein unabdingbarer Teil der Ausschreibungsunterlagen ist.

Zu den Ausschreibungsunterlagen gehören weiter der Vertragsentwurf, die allgemeinen Geschäftsbedingungen der Stammorganisation, der Ausschreibungstext und weitere Beilagen zum Lastenheft. Werden in einer öffentlichen Ausschreibung Fragen beantwortet, sind die Fragen und Antworten ebenfalls Teil der Ausschreibungsunterlagen, die anschliessend allen Anbietern zugestellt werden.

Kursiver Text im Dokument: Hinweise zur Verwendung oder Beispiele - entsprechend anzupassen oder zu löschen.

Pflichtenheft (Lastenheft)

Ausgangslage

Einleitung, Zweck des Dokuments

Text

Grund für die Ausschreibung, Handlungsbedarf

Text

Beschaffungsgegenstand

Text, was soll durch die Ausschreibung beschafft werden?

Situationsbeschreibung

Die von der Situationsanalyse abgeleitete Beschreibung der bestehenden Situation zeigt auf, in welcher Umgebung die zu erbringende Leistung realisiert werden soll

Organisation

Hier wird grob, basierend auf der Studie, die Geschäftsorganisation beschrieben, das Organigramm, Funktions- oder Prozessbeschreibungen machen in der Regel sind Sinn

Stärken und Schwächen

Prosabeschreibung gemäss Studie, keine unnötigen Details

Mengen und Häufigkeiten

Geschäftsvorfälle / Transaktionen

Geschäftsvorfall / Transaktion	Durchschnitt pro Zeiteinheit	Spitze pro Zeiteinheit	Minimum pro Zeiteinheit
Auszahlungen	8500/Mt.	20000/Mt.	500/Mt.

Tabelle 2:	Geschäftsvorfall / Transaktion

Datenbestände

Objekttyp	Bestand	Mutationen pro Zeiteinheit	Zugänge pro Zeiteinheit	Abgänge pro Zeiteinheit
Antragsteller	20‘000	1500/Mt.	750/Mt.	500/Mt.

Tabelle 3:	Datenbestände und Bewegungen

Soll-Zustand

Ziele und Anforderungen

Nr.	Ziele und Anforderungen	Beschreibung
01	Ausbau der Produktionskapazität	Erhöhung der Produktionskapazität durch Beschaffung einer neuen Maschine
02	Senkung der durchschnittlichen Produktionskosten	Dank effizienteren Maschineneinsatz Senkung der durchschnittlichen Produktionskosten
03

Tabelle 4:	Ziele und Anforderungen

Muss Kriterien (zur Eignung und zur techn. Spezifikation)

Nr.	Muss Kriterien	Beschreibung
01	Handelsregisterauszug	Handelsregisterauszug, (nicht älter als 3 Monate)
02	Belieferung ganze CH	Nachweis Belieferung ganze CH, max. Lieferfrist 3 AT nach Bestellung
03	Lautsprecher	Lautsprecher: eingebaut
04	Kontrastverhältnis	Kontrastverhältnis: mind. 400:1 (ANSI)
05

Tabelle 5:	Muss Kriterien zur Eignung und zur techn. Spezifikation

Kann-Kriterien (zur Qualifizierung)

Nr.	Kann-Kriterien	Beschreibung
01	Lüftergeräusch	Lüftergeräusch im Normalmodus < 30 dB
02	Sound-Ausgangsleistung	Sound-Ausgangsleistung min 0.5 Watt
03	Schnellstart-Funktion
04
05

Tabelle 6:	Kann-Kriterien zur Qualifizierung

Umfang (Scope)

Text, bei Produkten Anzahl, bei Dienstleistungen Anzahl AT, etc.

Preis (Rahmen)

Text, Netto-/Brutto, inkl. MWST, exkl. MWST, etc.

Termine

Hinweise zum Beschaffungsablauf, Roadmap

Datum	Termin	Beschreibung
12.02.2022	Erarbeitung der Vergabeunterlagen	Vergabestelle erstellt alle nötigen Vergabeunterlagen wie genaue Leistungsbeschreibungen, Vertragsbedingungen oder weitergehende Informationen
12.03.2022	Festlegung der Vergabeart	Die passende Vergabeform ergibt sich verbindlich aus Leistungsart und Kostenumfang und kann von der ausschreibenden Stelle nicht frei gewählt werden …
12.04.2022	Bekanntmachung der Ausschreibung	Mit der Bekanntmachung der Ausschreibung wird in Print- oder Online-Medien die Öffentlichkeit informiert, interessierte Unternehmen haben ab diesem Zeitpunkt die Möglichkeit …
12.05.2022	Anfordern/Versand der Vergabeunterlagen	In diesem Schritt sollten potenzielle Teilnehmer genau prüfen, ob sie tatsächlich alle Anforderungen erfüllen und die Unterlagen entsprechend sorgfältig studieren …
12.06.2022	Angebotsabgabe	Sind alle geforderten Unterlagen, Nachweise, Referenzen und Erklärungen vollständig, das Angebot handschriftlich oder digital signiert, kann das Angebot auf dem vorgegebenen Wege …
12.07.2022	Verwahrung und Öffnung der Angebote	Sämtliche Angebote werden manipulationssicher aufbewahrt und zu einem genau festgelegten Zeitpunkt geöffnet …
12.08.2022	Prüfung der Angebote	In der formellen Angebotsprüfung werden alle Angebote ausgeschlossen, die nicht ordnungsgemäß verschlossen, gekennzeichnet, unterschrieben/signiert, korrigiert oder verändert ….
12.09.2022

Tabelle 7:	Termine

Aufbau des Angebots

Allgemeine Hinweise zum Angebot

Text

Taxonomie der Zuschlagskriterien

Text, etwa Eignungskriterien, Allgemeine Anforderungen, Technische Anforderungen, etc., Preise und Konditionen

Angebotsstruktur

Text, wie ist das Angebot zu strukturieren, Vorgabe der einzelnen Kapitel

Präsentation und Verhandlung

Text, sind Präsentationen vorgesehen für Anbieter auf der Shortlist, gibt es Verhandlungen?

Administratives

Text, welche administrativen Punkte sind zu beachten, wie Form des Angebots, Unterschriften, etc.

Kriterienkatalog

Tabellarische Aufstellung der einzelnen Beurteilungskriterien samt Gewichtung und der möglich zu erreichender Punktezahl.

Mit Microsoft Excel verwendbar (rechte Maustaste – Worksheet Objekt– Open)

Tabelle 8:	Kriterienkatalog als Excel-Tabelle – direkt verwendbar

Abkürzungen und Glossar

Abkürzung / Fachwort	Erläuterung
HERMES	Vorgehensmethodik für Projekte und Programme HERMES 2022 ist ein eCH Standard

Tabelle 9:	Abkürzungen und Glossar

Inhaltsverzeichnis

Änderungsverzeichnis	1

Beschreibung	1

Pflichtenheft (Lastenheft)	2

1	Ausgangslage	2

1.1	Einleitung, Zweck des Dokuments	2

1.2	Grund für die Ausschreibung, Handlungsbedarf	2

1.3	Beschaffungsgegenstand	2

2	Situationsbeschreibung	2

2.1	Organisation	2

2.2	Stärken und Schwächen	2

2.3	Mengen und Häufigkeiten	2

3	Soll-Zustand	3

3.1	Ziele und Anforderungen	3

3.2	Muss Kriterien (zur Eignung und zur techn. Spezifikation)	3

3.3	Kann-Kriterien (zur Qualifizierung)	3

3.4	Umfang (Scope)	3

3.5	Preis (Rahmen)	3

4	Termine	4

5	Aufbau des Angebots	4

6	Administratives	5

7	Kriterienkatalog	5

Abkürzungen und Glossar	6

Inhaltsverzeichnis	7

Tabellenverzeichnis	8

Anhänge Projektname	9

Anhang A	Allgemeine Geschäftsbedingungen	9

Anhang B	Vertragsentwurf	10

Anhang C	Weitere Ausschreibungsunterlagen	11

Anhang C.A	Formulare	11

Anhang C.B	Merkblätter	11

Anhang C.C	Konzepte	11

Anhang C.D	Studien	11

Anhang C.E	Leistungsbeschreibung	11

Anhang C.F	Diverses	11

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1:	Änderungskontrolle	1

Tabelle 2:	Geschäftsvorfall / Transaktion	2

Tabelle 3:	Datenbestände und Bewegungen	2

Tabelle 4:	Ziele und Anforderungen	3

Tabelle 5:	Muss Kriterien zur Eignung und zur techn. Spezifikation	3

Tabelle 6:	Kann-Kriterien zur Qualifizierung	3

Tabelle 7:	Termine	4

Tabelle 8:	Kriterienkatalog als Excel-Tabelle – direkt verwendbar	5

Tabelle 9:	Abkürzungen und Glossar	6

Anhänge Projektname

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Vertragsentwurf

Weitere Ausschreibungsunterlagen

Formulare

Merkblätter

Konzepte

Studien

Leistungsbeschreibung

Diverses