Situationsanalyse

Projektname

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Programmname
Projektnummer
Projektleiter	Projektleiter
Version	0.1
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Auftraggeber	Auftraggeber
Autor/Autoren
Verteiler

Änderungsverzeichnis

Version	Datum	Änderung	Autor
0.1

Tabelle 1:	Änderungskontrolle

Beschreibung

Die Situationsanalyse beschreibt und analysiert die gegenwärtige Situation und die zukünftigen Entwicklungen und ergänzt bzw. vertieft die grobe Standortbestimmung aus der Studie.

Zur Bestimmung des Untersuchungsbereichs wird der gesamtheitliche Lösungs- und Einflussbereich der in der Phase Initialisierung gewählten Variante herangezogen. Neben der Zusammenstellung der wesentlichen Mengen und Häufigkeiten geht die Situationsanalyse insbesondere auf die Mängel und Schwachstellen ein, die mit der künftigen Lösung möglichst beseitigt werden sollen, und definiert die vorhandenen Stärken, die erhalten werden sollen. In der Situationsanalyse wird geprüft, ob das Modul Organisation relevant ist.

Die Situationsanalyse bildet die fachliche Basis für die Definition der vom Projektergebnis zu erfüllenden Lösungs- und Organisationsanforderungen. Sie ist ziel- und lösungsneutral und umfasst alle für die Lösung relevanten Aspekte.

Kursiver Text im Dokument: Hinweise zur Verwendung oder Beispiele - entsprechend anzupassen oder zu löschen.

Einleitung

Allgemeine Beschreibung zur aktuellen Situation, allenfalls etwaiger Handlungsbedarf.

Grundsatzüberlegungen zu Entwicklungen und Trends, wie z.B. allgemeiner Trend am Markt, die steigenden Anforderungen der Benutzer oder Veränderung der Situation seit der Erarbeitung der Studie.

Ist-Organisation (falls relevant)

Hier wird die heutige Geschäftsorganisation beschrieben. Meistens basiert man auf bestehenden Dokumenten. Wenn nichts vorhanden ist, muss überprüft werden, inwiefern eine Dokumentation der Ist-Situation der Geschäftsorganisation für die Studie nötig ist. Es geht um eine grobe Beschreibung der wichtigsten Aufgaben / Leistungen und der Hauptprozesse sowie der Aufbauorganisation.

Organigramm, Funktionsbeschreibungen, Prozesslandkarte, IST-Prozessbeschreibungen, Mengengerüst der Geschäftsfälle, Mitarbeitenden, Kunden etc.

Geschäftsmodell / geschäftliche Sichtweise

Nr.	Geschäftsmodell / geschäftliche Sichtweise	Beschreibung
01	Nischenmarkt	Das Produkt ABC ist ein Nischenprodukt für den Markt CAD-Software für die holzverarbeitende Industrie für das Erstellen von Prototypen, weltweit
02	Kommunikationskanal	Kommunikationskanal vorwiegend über online Plattformen
03
04
05

Tabelle 2:	Geschäftsmodell / geschäftliche Sichtweise

Aufbauorganisation / Strukturen

Organigramm

Mit Microsoft PowerPoint anpassbar (rechte Maustaste – Präsentation-Objekt – Open)

Abb. 1 -	Strukturen

Ablauforganisation / Prozesse

Mit Microsoft PowerPoint anpassbar (rechte Maustaste – Präsentation-Objekt – Open)

Abb. 2 -	Prozesse

Beschreibung, sofern vorhanden, der bestehenden Lösung (Ist-System / Ist-Produkt)

Ziel und Anwendungszweck, Funktion

Erläuterungen zum IST-System in Prosa, beispielsweise: Das System führt Dokumente zu, falzt diese und führt den Kuvertiervorgang durch, wobei die Kuverts anschließend verschlossen und abgelegt werden. Die automatische Überwachung stellt die richtige Anzahl von Beilagen pro Kuvert sicher. Das System ist ein hochentwickeltes Falz- und Kuvertiersystem, das große Sendemengen schnell und einfach verarbeiten …

Nr.	Funktion	Funktionsbeschreibung
01	Einfache Stammdatenpflege	Die Stammdatenpflege muss nur im MDM-System vorgenommen werden. Die sonst übliche doppelte Stammdatenpflege entfällt, weil …
02	Skalierbarkeit	Es sind multiple Erweiterungen möglich, d.h., mehrere IP-T Master können parallel betrieben werden
03	Ausfallsicherheit	Werden mehrere IP-T Master parallel betrieben, so wird bei Ausfall einer der IP-T Master automatisch auf den nächsten verfügbaren zurückgegriffen
04	Einheitliche Datensicherung	Die Daten werden einheitlich in der Datenbank des MDM-Systems erfasst und gespeichert. Das Anlegen und Pflegen weiterer Datenbanken ist nicht notwendig
05

Tabelle 3:	Funktionen

Dokumentationen zur bestehenden Lösung

Ursprüngliche Lösungsbeschreibung / Lösungskonzept

Dokumentname	Beschreibung
Ursprüngliche Lösungsbeschreibung / Lösungskonzept

Tabelle 4:	Lösungsbeschreibung / Lösungskonzept

Rahmenbedingungen und Vorgaben

Dokumentname	Beschreibung
Sicherheitsweisung	Beschreibung der Vorgaben bezüglich Datensicherheit und Datenschutz

Tabelle 5:	Rahmenbedingungen und Vorgaben

Anwenderdokumentation

Dokumentname	Beschreibung
Anwendungshandbuch-V7	Beschreibung der IT-Anwendung mit Beschreibung der Anwendungsfälle und Praxisbeispielen

Tabelle 6:	Anwenderdokumentation

Betriebshandbuch

Dokumentname	Beschreibung
Betriebshandbuch

Tabelle 7:	Betriebshandbuch

ISDS

Dokumentname	Beschreibung
ISDS

Tabelle 8:	ISDS

Schnittstellen und Umsysteme (organisatorisch / technisch)

Typ	Schnittstellen und Umsysteme	Beschreibung
Org.	GB Verkauf	Schnittstelle zum GB Verkauf - Offerterstellung
Techn.	SAP-Schnittstelle	Datenschnittstelle zum SAP-System

Tabelle 9:	Schnittstellen und Umsysteme

Betriebskosten

Dokumentname	Beschreibung
Beschaffungsunterlagen	Beschaffung des Produktes ABC, 2010

Tabelle 10:	Betriebskosten

Mengen und Häufigkeiten

Eingesetzte Sachmittel

Nr.	Beschreibung	Erläuterung
01	PCs	25
02	Fahrzeuge	13 Kombi

Tabelle 11:	Eingesetzte Sachmittel

Geschäftsvorfälle / Transaktionen

Geschäftsvorfall / Transaktion	Durchschnitt pro Zeiteinheit	Spitze pro Zeiteinheit	Minimum pro Zeiteinheit
Auszahlungen	8500/Mt.	20000/Mt.	500/Mt.

Tabelle 12:	Geschäftsvorfall / Transaktion

Datenbestände

Objekttyp	Bestand	Mutationen pro Zeiteinheit	Zugänge pro Zeiteinheit	Abgänge pro Zeiteinheit
Antragsteller	20‘000	1500/Mt.	750/Mt.	500/Mt.

Tabelle 13:	Datenbestände und Bewegungen

Stärken-, Schwächen- und Ursachenanalyse

Stärken

Prosa Beschreibung inklusive Überlegungen, ob die Stärken künftig erhalten, oder gar gestärkt werden könnten

Nr.	Beschreibung	Ursache	Erhaltungschancen *
01	Praktisch fehlerfreie Auszahlungen	Hohe Qualifikation der Mitarbeitenden	+
* Erhaltungsschanzen *: + = Stärkung möglich / H = Hoch / M= Mittel / N= Niedrig

Tabelle 14:	Stärken und ihre Ursachen

Schwächen

Prosa Beschreibung inklusive Überlegungen, ob die Schwächen beseitigt werden könnten

Nr.	Beschreibung	Ursache	Beseitigungschancen *
01	Ineffiziente Abwicklung des Geschäftsprozesses Pxxx	Fehlende Funktionalität in IT-Anwendung	H
* Beseitigungschancen: H = Hoch / M= Mittel / N= Niedrig

Tabelle 15:	Schwächen und ihre Ursachen

Ursachen

Erkenntnisse aufgrund der Analyse von (direkten) Ursachen

Beschreibung des Ist-Gesamtkontexts

Beschreibung des Systemkontexts

Beschreibung und Grafik

Mit der Darstellung / Beschreibung des Systemkontexts wird aufgezeigt, welche Aspekte für die Definition und für das Verständnis der Anforderungen des betrachteten Systems relevant sind.

Mit Microsoft PowerPoint anpassbar (rechte Maustaste – Präsentation-Objekt – Open)

Abb. 3 -	Systemkontext

Kontextdiagramm

Beschreibung und Grafik in Form eines Datenfluss- oder Use-Case-Diagrammes

Das Kontextdiagramm zeigt alle Akteure (Stakeholder, Umsysteme), die mit dem Produkt/System interagieren und die Informations- und Materialflüsse tätigen wollen oder erhalten wollen

Mit Microsoft PowerPoint anpassbar (rechte Maustaste – Präsentation-Objekt – Open)

Abb. 4 -	Kontextdiagramm

Fazit und Handlungsbedarf

Text

Abkürzungen und Glossar

Abkürzung / Fachwort	Erläuterung
HERMES	Vorgehensmethodik für Projekte und Programme HERMES 2022 ist ein eCH Standard

Tabelle 16:	Abkürzungen und Glossar

Inhaltsverzeichnis

Änderungsverzeichnis	1

Beschreibung	2

1	Einleitung	3

2	Ist-Organisation (falls relevant)	3

2.1	Geschäftsmodell / geschäftliche Sichtweise	3

2.2	Aufbauorganisation / Strukturen	4

2.3	Ablauforganisation / Prozesse	4

3	Beschreibung, sofern vorhanden, der bestehenden Lösung (Ist-System / Ist-Produkt)	5

3.1	Ziel und Anwendungszweck, Funktion	5

3.2	Dokumentationen zur bestehenden Lösung	5

3.3	Betriebskosten	6

4	Mengen und Häufigkeiten	7

5	Stärken-, Schwächen- und Ursachenanalyse	7

6	Beschreibung des Ist-Gesamtkontexts	8

7	Fazit und Handlungsbedarf	9

Abkürzungen und Glossar	10

Inhaltsverzeichnis	11

Abbildungsverzeichnis	11

Tabellenverzeichnis	11

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1 -	Strukturen	4

Abb. 2 -	Prozesse	4

Abb. 3 -	Systemkontext	8

Abb. 4 -	Kontextdiagramm	9

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1:	Änderungskontrolle	1

Tabelle 2:	Geschäftsmodell / geschäftliche Sichtweise	3

Tabelle 3:	Funktionen	5

Tabelle 4:	Lösungsbeschreibung / Lösungskonzept	5

Tabelle 5:	Rahmenbedingungen und Vorgaben	5

Tabelle 6:	Anwenderdokumentation	6

Tabelle 7:	Betriebshandbuch	6

Tabelle 8:	ISDS	6

Tabelle 9:	Schnittstellen und Umsysteme	6

Tabelle 10:	Betriebskosten	6

Tabelle 11:	Eingesetzte Sachmittel	7

Tabelle 12:	Geschäftsvorfall / Transaktion	7

Tabelle 13:	Datenbestände und Bewegungen	7

Tabelle 14:	Stärken und ihre Ursachen	7

Tabelle 15:	Schwächen und ihre Ursachen	8

Tabelle 16:	Abkürzungen und Glossar	10