Studie

Projektname

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Programmname
Projektnummer
Projektleiter	Projektleiter
Version	0.1
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Auftraggeber	Auftraggeber
Autor/Autoren
Verteiler

Änderungsverzeichnis

Version	Datum	Änderung	Autor
0.1

Tabelle 1:	Änderungskontrolle

Beschreibung

Die Studie beschreibt die angestrebte Lösung, indem sie basierend auf der Standortbestimmung die groben Ziele definiert, mögliche Lösungsvarianten und das vorgeschlagene Vorgehen aufführt und diese anschliessend bewertet. Sie entspricht dem ‹Business-Case› und zeigt den Geschäftsnutzen sowie den Bezug zur Strategie und den Zielen der Stammorganisation. Alle Aspekte, die einen Einfluss auf die geplante Lösung haben oder die von der Lösung beeinflusst werden können, werden in der Studie erwähnt. Darüber hinaus wird das passende Szenario ausgewählt, allenfalls ein individuelles Szenario erstellt und es wird geschätzt, welche Wertigkeit das Projekt haben wird.

Die Studie wird nur soweit detailliert, dass die Stossrichtung des anvisierten Projekts klar ersichtlich ist und der Entscheid Weiteres Vorgehen getroffen werden kann. Die straffe Vorgehensweise trifft insbesondere auf die Standortbestimmung zu, um die Initialisierungsphase nicht unnötig zu verlängern.

Der in der Studie dokumentierte Entscheid über das weitere Vorgehen bildet die Grundlage für die Entscheidungsvorbereitung, ob ein Projekt fortgesetzt wird oder nicht. Die Studie ist die Voraussetzung für die Erarbeitung des Projektmanagementplans und des Durchführungsauftrags.

Kursiver Text im Dokument: Hinweise zur Verwendung oder Beispiele - entsprechend anzupassen oder zu löschen.

Ausgangslage

Motivation und Anlass zur Erstellung dieser Studie, zum Start des Projekts, etwaiger Handlungsbedarf

Standortbestimmung

Die Standortbestimmung schafft eine fundierte Wissensbasis um Ziele und Lösungsvarianten für das Soll-System /-Produkt erarbeiten zu können

Mengen und Häufigkeiten

Eingesetzte Sachmittel

Nr.	Beschreibung	Erläuterung
01	PCs	25
02	Fahrzeuge	13 Kombi

Tabelle 2:	Eingesetzte Sachmittel / Produkt oder IT-System

Geschäftsvorfälle / Transaktionen

Geschäftsvorfall / Transaktion	Durchschnitt pro Zeiteinheit	Spitze pro Zeiteinheit	Minimum pro Zeiteinheit
Auszahlungen	8500/Mt.	20000/Mt.	500/Mt.

Tabelle 3:	Geschäftsvorfall / Transaktion

Datenbestände

Objekttyp	Bestand	Mutationen pro Zeiteinheit	Zugänge pro Zeiteinheit	Abgänge pro Zeiteinheit
Antragsteller	20‘000	1500/Mt.	750/Mt.	500/Mt.

Tabelle 4:	Datenbestände und Bewegungen

Informationssicherheit und Datenschutz

Beschreibung der IST Situation. Bei einem erhöhten Schutz ist eine vertiefte Risikoanalyse durchzuführen sowie ein Informationssicherheits- und Datenschutzkonzept (ISDS-Konzept) zu verfassen

Stärken-, Schwächen- und Ursachenanalyse

Stärken

Prosa Beschreibung inklusive Überlegungen, ob die Stärken künftig erhalten, oder gar gestärkt werden könnten

Nr.	Beschreibung	Ursache	Erhaltungschancen *
01	Praktisch fehlerfreie Auszahlungen	Hohe Qualifikation der Mitarbeitenden	+
* Erhaltungsschanzen: + = Stärkung möglich / H = Hoch / M= Mittel / N= Niedrig

Tabelle 5:	Stärken und ihre Ursachen

Schwächen

Prosa Beschreibung inklusive Überlegungen, ob die Schwächen beseitigt werden könnten

Nr.	Beschreibung	Ursache	Beseitigungschancen *
01	Ineffiziente Abwicklung des Geschäftsprozesses Pxxx	Fehlende Funktionalität in IT-Anwendung	H
* Beseitigungschancen: H = Hoch / M= Mittel / N= Niedrig

Tabelle 6:	Schwächen und ihre Ursachen

Ursachen

Erkenntnisse aufgrund der Analyse von (direkten) Ursachen

Lösungskontext und Abgrenzungen

Text, Beschreibung des Lösungskontexts sowie der Abgrenzungen

Analyse und Bewertung

Text, Analyse und Bewertung der IST-Situation

Ziele

Im Gegensatz zu den später im Projekt konkret definierten und priorisierten Zielen, sind die Ziele in der Studie erst grob formuliert und nach Muss, Soll und Kann gewichtet; sie dienen als Grundlage für die Ausarbeitung der Lösungsvarianten

System-/ Produktziele

Beispiele von Kategorien:

Finanzziele, Kosten/Nutzen/Wirtschaftlichkeit

Leistung, Effizienz, Durchlaufzeit

Qualität, Fehlerreduktion

Kunden-/ Anwenderzufriedenheit, Service Public

Sicherheit, Zuverlässigkeit

Rechtliche Konformität

Flexibilität

Ausbaubarkeit

Wartbarkeit

Nachhaltigkeit

Nr.	Kategorie	Beschreibung	Messgrösse	Gewicht*
S1	Organisation	Jede Abteilung kann seine Events selbständig organisieren, die Prozesse sind für das Amt einheitlich.	Von heute 2 Personen, können dies neu 5 Personen organisieren.	M
S2	Funktionalität	Es sollen Events für externe Teilnehmer und für Abteilungsinterne organisiert werden können.	Externe und interne Events können organisiert werden.	S
S3	Qualität	Die Qualität der Eventorganisation erhöht sich.	Weniger Überbuchungen – neu keine	K
S4	Nachhaltigkeit	Der personelle Aufwand soll sich reduzieren	Reduktion des Aufwandes um 2 Stunden pro Event	S
S5	Nachhaltigkeit	Für die Eventorganisation und Durchführung soll weniger Papier gebraucht werden.	Das gebrauchte Papier soll um 20% reduziert werden.	M
* Gewicht: M = Muss / S = Soll / K = Kann

Tabelle 7:	System / Produktziele

Projektvorgehensziele

Beispiele von Kategorien:

Projektkosten (Budget)

Termine

Meilensteine

Methodik

Kommunikation

Nr.	Kategorie	Beschreibung	Messgrösse	Gewicht*
T1	Termin	In einem halben Jahr steht ein Tool für die Eventorganisation produktiv zur Verfügung	Events können über das Tool organisiert werden.	M
* Gewicht: M = Muss / S = Soll / K = Kann

Tabelle 8:	Projetvorgehensziele

Rahmenbedingungen

Strategiebezug

Das Projekt unterstützt folgende Strategie der Stammorganisation:

Nr.	Strategie	Beschreibung
01	Effizienzsteigerung	Das Programm FIT steigert die Effizienz in allen Bereichen der Firma
02	Kostensenkungen	Es sind in allen Bereichen der Firma die Kosten möglichst tief zu halten und falls möglich, zu senken

Tabelle 9:	Strategiebezug

Umsetzung von Vorgaben und Rahmenbedingungen

Das Projekt hält folgende Vorgaben und Rahmenbedingungen der Stammorganisation ein:

Nr.	Vorgaben	Beschreibung
01	ISO9001	Vom Projekt injizierte Prozessänderungen sind ISO9001 kompatibel
02	Neue Datenschutzverordnung der EU	Neue Datenschutzverordnung der EU ist zu beachten resp. einzuhalten …

Tabelle 10:	Einhaltung von Vorgaben

Grobanforderungen

ID	Anforderungen	Art 1	Abnahmekriterium	Wichtigkeit 2	Dringlichkeit 3
A1	Kursanmeldung erfassen	F	Erfolgreiche Tests gemäss Testfallspezifikation	5	5
A2	Anzeigen Bestätigung	Q	In einer realen Systemumgebung in 90% Tests innerhalb von 2 Sek.	3	4
A3	Die Bestätigungen müssen tagfertig versendet werden	G	Nach dem Entscheid für eine Kursdurchführung innert 24 Std.	3	3
A4	Daten verschlüsselt übermitteln	S	Erfolgreiche Tests gemäss Testfallspezifikation	5	4
A5	Sicherstellung der methodischen Kohärenz	K	Methodenelemente mit HERMES-CD validieren	5	3
A6
1) Art = Anforderungsart: G = Geschäftsorganisation, F = Funktional, Q = Qualität, S = Sicherheit, M= Migration, A= Architektur, B = Betrieb, K = Konformität (Gesetzgebung, Weisungswesen, Normen und Richtlinien) 2) Wichtigkeit: 5 = muss zwingend umgesetzt werden; 4 = sehr wichtig, 3 = wichtig, 2 = normal, 1 = nicht wichtig 3) Dringlichkeit: 5 = muss sofort umgesetzt werden, 4 = sehr dringend, 3 = dringend, 2 = normal, 1 = nicht dringend

Tabelle 11:	Grobanforderungen

Lösungsvarianten

Variantenübersicht

Variante	Bezeichnung
V1	Optimierte Geschäftsorganisation mit zentralisiertem Betrieb
V2	Optimierte Geschäftsorganisation mit dezentralem Betrieb
V3
V4
V5

Tabelle 12:	Variantenübersicht

Methoden zur Generierung von Lösungsvarianten: Kreativitätstechniken (z.B. Brainstorming, Methode 6-3-5), Ursache-Wirkungs-Grafiken (-Matrizen), Morphologischer Kasten, Analogie-Methode, u.a.

Variante nn

Pro Varianten werden folgende Punkte beschrieben

Kurzbeschreibung

Text

Vorgehensweise

Text, klassisch oder agil

Systemkontext (Soll)

Beschreibung und Grafik

Mit der Darstellung / Beschreibung des Lösungskontexts wird aufgezeigt, welche Aspekte für die Definition und für das Verständnis der Anforderungen des betrachteten Lösungssystems relevant sind, ggf. anhand unterstehender Grafik

Abb. 1 -	Systemkontext (Symbolbild)

Kontextdiagramm (Soll)

Beschreibung und Grafik

Das Kontextdiagramm zeigt alle Akteure (Stakeholder, Umsysteme), die mit dem Produkt/System interagieren und die Informations- und Materialflüsse tätigen wollen oder erhalten wollen

Darstellung in Form eines Datenfluss- oder Use-Case-Diagrammes

Abb. 2 -	Kontextdiagramm (Symbolbild)

Geschäftsorganisation

Hier wird die heutige Geschäftsorganisation beschrieben. Meistens basiert man auf bestehenden Dokumenten, wenn nichts vorhanden ist, muss überprüft werden, inwiefern eine Dokumentation der Ist-Situation der Geschäftsorganisation für die Studie nötig ist, es geht um eine grobe Beschreibung der wichtigsten Aufgaben / Leistungen und der Hauptprozesse sowie der Aufbauorganisation

Aufbauorganisation

Organigramm

Mit Microsoft PowerPoint anpassbar (rechte Maustaste – Präsentation-Objekt – Open), Organigramm anpassen

Abb. 3 -	Organigramm

Prozesse

Funktionsbeschreibungen, Prozesslandkarte, IST-Prozessbeschreibungen

Beispieltext einer Funktionsbeschreibung: Bei dem Raffinationsofen handelt es sich um einen für die Kupferindustrie neuartigen, kippbaren Drehtrommelofen zum Schmelzen und Raffinieren von Kupfer und Kupfer-Legierungsschrotten. Mit diesem Ofen wird der Sauerstoffgehalt in der Schmelze reduziert, der derzeitige gesetzliche Grenzwert für Emissionen eingehalten bzw. unterschritten, sowie der energetische Wirkungsgrad im Vergleich zu vorhandenen Öfen erhöht …

Nr.	Funktion	Beschreibung
01	Schmelzen und Raffinieren von Kupfer	Neuartiger, kippbarer Drehtrommelofen zum Schmelzen und Raffinieren von Kupfer und Kupfer-Legierungsschrotten
02	Sauerstoffgehalt in der Schmelze	Mit diesem Ofen wird der Sauerstoffgehalt in der Schmelze reduziert, der derzeitige gesetzliche Grenzwert für Emissionen eingehalten bzw. unterschritten
03

Tabelle 13:	Funktionsbeschreibung

Mit Microsoft PowerPoint anpassbar (rechte Maustaste – Präsentation-Objekt – Open), Prozesslandkarte, Prozessdiagramm sowie weitere Prozessdarstellungen in PowerPoint auswählbar

Abb. 4 -	Prozessdarstellung

Produkt oder IT-System

Für ein IT-System müssen folgende Aspekte beschrieben sein: Grobe Systemarchitektur (Übersicht und Struktur des Systems), Schnittstellen und Abgrenzung

Informationssicherheit und Datenschutz

Text

Voraussetzungen, Abhängigkeiten

Text

Analyse und Bewertung

Zielerreichungsgrad

Nr.	Beschreibung Ziel	Gewicht *	V1	V2	V3
01	Jede Abteilung kann seine Events selbständig organisieren, die Prozesse sind für das Amt einheitlich.	Muss	Ja	Ja	Ja
02	Es sollen Events für externe Teilnehmer und für Abteilungsinterne organisiert werden können.	Soll	Ja	Ja	Ja
* Gewicht: M = Muss / S = Soll / K = Kann

Tabelle 14:	Zielerreichungsgrad

Anforderungsabdeckung

ID	Anforderungsbeschreibung	Wichtigkeit *	V1	V2	V3
nn	Kursanmeldung erfassen	5	Ja	Ja	Ja
nn	Anzeigen Bestätigung	3	Ja	Ja	Ja
nn	Die Bestätigungen müssen tagfertig versendet werden	3	Ja	Ja	Ja
* Wichtigkeit: 5 = muss zwingend umgesetzt werden; 4 = sehr wichtig, 3 = wichtig, 2 = normal, 1 = nicht wichtig

Tabelle 15:	Anforderungsabdeckung

Kosten/Nutzen/Wirtschaftlichkeits-Betrachtungen

Text

Beurteilungskriterien	V1	V2	V3
Kosten
Projektkosten	CHF 80‘000- bis 100‘000.-	CHF 50‘000- bis 80‘000.-	CHF 20‘000- bis 30‘000.-
Wiederkehrende Kosten	CHF 20‘000.- bis 30‘000.-	CHF 10‘000.- bis 20‘000.-	CHF 30‘000 .- bis 40‘000.-
Nutzen
Quantifizierbarer Nutzen	Keine Einsparungen	Keine Einsparungen	Pro Event 0.5 Tage
Nicht quantifizierbarer Nutzen	Weniger Fehler bei der Organisation	Weniger Fehler bei der Organisation	Weniger Fehler bei der Organisation

Tabelle 16:	Kosten/Nutzen/Wirtschaftlichkeits-Betrachtungen

Mögliche Darstellung der Bewertung durch

Nutzwertanalyse

Kosten-Nutzen-Wirtschaftlichkeitsrechnung

Kosten-Wirksamkeitsanalyse

Argumentbilanz (+/-, Vorteile, Nachteile), Wirtschaftlichkeits- und Investitionsrechnung

Mit Microsoft Excel öffnen und anpassen (rechte Maustaste – Präsentation-Objekt – Open), eigene Werte eingeben

Risikobeurteilung (Projekt- und Betriebsrisiken)

Text

Beurteilungskriterien	V1	V2	V3
Risiken	Keine Abhängigkeit von Hersteller Störungsbehebung braucht lange (wenige interne Stellen) Nach Windows resp. Office Update läuft das Tool nicht mehr	Abhängigkeit vom Hersteller Bei SW-Update entstehen unerwartete Folgekosten Störungsbehebung braucht lange (wenige interne Stellen)	Abhängigkeit vom Hersteller

Tabelle 17:	Risiko-Betrachtungen

Weitere Kriterien

Text

Beurteilungskriterien	V1	V2	V3
Nachhaltigkeit	Proprietäre Lösung Keine freie Verfügung über die Daten Nicht sozialverträglich produziert Umweltverträglichkeit nicht gegeben	Proprietäre Lösung Wenige Entwicklungsmöglichkeiten Nur teilweise sozial-verträglich produziert Nur teilweise umweltverträglich	Urheberrecht an neuen Entwicklungen behalten Zugang zum Quellcode sicherstellen Das Recht um Dritte für die Weiterentwicklung zu beauftragen Sozialverträgliche Produktion Hohe Umweltverträglichkeit
Rechtliche Grundlagen
Weitere

Tabelle 18:	Weitere Kriterien

Vorschlag Weiteres Vorgehen inklusive Begründung

Lösungsvariante

Die Lösungsvariante Vn wird empfohlen und die Wahl kurz begründet

Szenario

Das geeignete Szenario wird vorgeschlagen

Vorgehensweise

Überlegungen bezüglich klassischer oder agiler Vorgehensweise

Projektwertigkeit

Überlegungen zum Projekt Size gemäss HERMES Online

Entscheid weiteres Vorgehen

Lösungsvariante

Gewählte Lösungsvariante	Beschreibung
V2	Optimierte Geschäftsorganisation mit dezentralem Betrieb

Tabelle 19:	Gewählte Lösungsvariante

Szenario

Gewähltes Szenario	Beschreibung
Dienstleistung / Produkt Entwicklung	Das Szenario Dienstleistung/Produkt Entwicklung unterstützt die Durchführung jener Projekte, in denen eine Dienstleistung oder ein Produkt entwickelt und bereitgestellt wird.

Tabelle 20:	Gewähltes Szenario

Vorgehensweise

Gewählte Vorgehensweise	Beschreibung
Agil	Initialisierung / Umsetzung / Abschluss

Tabelle 21:	Gewählte Vorgehensweise

Projektwertigkeit

Ermittelte Projektwertigkeit	Beschreibung
Small	HERMES Online

Tabelle 22:	Ermittelte Projektwertigkeit

Planung und Termine

Szenario und Module

Mit Microsoft PowerPoint anpassbar (rechte Maustaste – Präsentation-Objekt – Open), Bild anpassen (Szenario wählen; klassisch, agil; Module anpassen)

Abb. 5 -	Szenario und Module

Projekttermine, Meilensteine

Meilenstein	Datum
Meilenstein Projektinitialisierungsfreigabe	20.01.2022
Meilenstein weiteres Vorgehen	15.02.2022
Meilenstein Durchführungsfreigabe
Meilenstein Lösungsarchitektur / Produktkonzept
Meilenstein ISDS-Konzept
Meilenstein Ausschreibung
Meilenstein Zuschlag
Meilenstein Phasenfreigabe Realisierung
Meilenstein Vorabnahme
Meilenstein Phasenfreigabe Einführung
Meilenstein Abnahme Migration
Meilenstein Betriebsaufnahme
Meilenstein Abnahme
Release 1
Meilenstein Releasefreigabe
Release 2
Release n
Meilenstein Phasenfreigabe Abschluss
Meilenstein Projektabschluss

Tabelle 23:	Projekttermine und Meilensteine

Geplanter Nutzungszeitraum

Text, Beschreibung des Nutzungszeitraums, Produkt LifeCycle, Anwendungszeitraum, inkl. Entsorgung, Recycling des Produkts resp. Beendigung Service nach Lebenszeitdauer

Abkürzungen und Glossar

Abkürzung / Fachwort	Erläuterung
HERMES	Vorgehensmethodik für Projekte und Programme HERMES 2022 ist ein eCH Standard

Tabelle 24:	Abkürzungen und Glossar

Inhaltsverzeichnis

Änderungsverzeichnis	1

Beschreibung	2

1	Ausgangslage	3

2	Standortbestimmung	3

2.1	Mengen und Häufigkeiten	3

2.2	Informationssicherheit und Datenschutz	3

2.3	Stärken-, Schwächen- und Ursachenanalyse	4

2.4	Lösungskontext und Abgrenzungen	4

2.5	Analyse und Bewertung	4

3	Ziele	4

4	Rahmenbedingungen	6

5	Grobanforderungen	7

6	Lösungsvarianten	7

6.1	Variantenübersicht	7

6.2	Variante nn	8

6.2.1	Kurzbeschreibung	8

6.2.2	Vorgehensweise	8

6.2.3	Systemkontext (Soll)	8

6.2.4	Kontextdiagramm (Soll)	8

6.2.5	Geschäftsorganisation	9

6.2.6	Produkt oder IT-System	10

6.2.7	Informationssicherheit und Datenschutz	10

6.2.8	Voraussetzungen, Abhängigkeiten	10

6.3	Analyse und Bewertung	11

6.3.1	Zielerreichungsgrad	11

6.3.2	Anforderungsabdeckung	11

6.3.3	Kosten/Nutzen/Wirtschaftlichkeits-Betrachtungen	11

6.3.4	Risikobeurteilung (Projekt- und Betriebsrisiken)	12

6.3.5	Weitere Kriterien	12

7	Vorschlag Weiteres Vorgehen inklusive Begründung	13

7.1	Lösungsvariante	13

7.2	Szenario	13

7.3	Vorgehensweise	13

7.4	Projektwertigkeit	13

8	Entscheid weiteres Vorgehen	13

8.1	Lösungsvariante	13

8.2	Szenario	13

8.3	Vorgehensweise	13

8.4	Projektwertigkeit	14

9	Planung und Termine	14

9.1	Szenario und Module	14

9.2	Projekttermine, Meilensteine	14

9.3	Geplanter Nutzungszeitraum	15

Abkürzungen und Glossar	16

Inhaltsverzeichnis	17

Abbildungsverzeichnis	18

Tabellenverzeichnis	18

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1 -	Systemkontext (Symbolbild)	8

Abb. 2 -	Kontextdiagramm (Symbolbild)	9

Abb. 3 -	Organigramm	9

Abb. 4 -	Prozessdarstellung	10

Abb. 5 -	Szenario und Module	14

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1:	Änderungskontrolle	1

Tabelle 2:	Eingesetzte Sachmittel / Produkt oder IT-System	3

Tabelle 3:	Geschäftsvorfall / Transaktion	3

Tabelle 4:	Datenbestände und Bewegungen	3

Tabelle 5:	Stärken und ihre Ursachen	4

Tabelle 6:	Schwächen und ihre Ursachen	4

Tabelle 7:	System / Produktziele	5

Tabelle 8:	Projetvorgehensziele	6

Tabelle 9:	Strategiebezug	6

Tabelle 10:	Einhaltung von Vorgaben	6

Tabelle 11:	Grobanforderungen	7

Tabelle 12:	Variantenübersicht	7

Tabelle 13:	Funktionsbeschreibung	10

Tabelle 14:	Zielerreichungsgrad	11

Tabelle 15:	Anforderungsabdeckung	11

Tabelle 16:	Kosten/Nutzen/Wirtschaftlichkeits-Betrachtungen	11

Tabelle 17:	Risiko-Betrachtungen	12

Tabelle 18:	Weitere Kriterien	12

Tabelle 19:	Gewählte Lösungsvariante	13

Tabelle 20:	Gewähltes Szenario	13

Tabelle 21:	Gewählte Vorgehensweise	13

Tabelle 22:	Ermittelte Projektwertigkeit	14

Tabelle 23:	Projekttermine und Meilensteine	15

Tabelle 24:	Abkürzungen und Glossar	16