Analyse de l’appel d’offres

Nom de projet

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État	Sélectionnez un élément.
Nom du programme
No du projet
Chef de projet	Chef de projet
Version	0.1
Date	Cliquez ici pour saisir une date.
Mandant	Mandant
Auteur/auteurs
Distribution

Suivi des modifications

Version	Date	Modification	Auteur
0.1

Tableau 1 :	contrôle des modifications

Description

L’analyse de l’appel d’offres décrit notamment la nécessité concrète d’intervention, ce qui doit être acheté par qui et quand, la manière dont se présente le marché, quelles autres conditions générales doivent être prises en compte et quelle procédure doit être appliquée. L’analyse est coordonnée avec les organes de prescription et de contrôle de gestion responsables des marchés publics.

Elle constitue, avec l’étude, la base sur laquelle la décision est prise de libérer ou non la poursuite du projet. De même, elle est la condition nécessaire à l’élaboration du plan de gestion du projet et du mandat d’exécution.

Texte en italique : remarques sur l’utilisation ou exemples - à modifier ou à supprimer selon les besoins.

Motif de l’achat, nécessité d’intervention

Texte, l’environnement concurrentiel du marché nous oblige à fabriquer nos produits de manière toujours plus efficace. Un potentiel d’amélioration a été identifié dans le domaine du stockage et de la préparation des commandes. Il serait important de savoir à quelles stations ...

Contenu de l’achat

Besoin d’achat

Texte, par exemple, pour la surveillance de l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement dans l’entrepôt, une solution RFID doit être acquise

Objet du marché avec type, état et qualité

Texte, logiciel et matériel pour système RFID, planification, personnalisation, installation, exploitation et maintenance en tant que montant fixe annuel pour l’ensemble de l’entrepôt en ABC

Disponibilité sur le marché

Texte, il existe différents fournisseurs sur le marché, qui se concentre notamment sur des points différents. Alors que certaines sociétés créent leurs propres composants RFID, d’autres les achètent et se positionnent en tant qu’entreprise générale dans le secteur des projets RFID ...

Soumissionnaires et fournisseurs

Soumissionnaires et fournisseurs potentiels

N°	Soumissionnaire	Description
01	ABC Software SA	Leader mondial du marché des composants RFID
02	123 informatique SA	PME suisse spécialisée dans les solutions RFID
04	XY SaaS SA	Axée sur les solutions RFID et les services infonuagiques

Tableau 2 : soumissionnaires et fournisseurs potentiels

Fournisseurs existants

N°	Soumissionnaire	Description
01	ABC Software SA	Leader mondial du marché des composants RFID
02

Tableau 3 :	fournisseurs existants

Contrats existants et leur durée

N°	Contrats	Durée
01	Contrat ABC	31.12.2025
02	Contrat XYZ	30.06.2023

Tableau 4 :	contrats existants

Exigences envers les soumissionnaires

N°	Exigences	Description
01	Expérience	Preuve d’une expérience d’au moins 5 ans dans le domaine RFID, attestée par des projets de référence
02	Disponibilité sur place	Doit être sur place dans les 3 heures suivant la convocation
Communication en anglais

Tableau 5 :	exigences envers les soumissionnaires

Sélection des soumissionnaires potentiels

N°	Soumissionnaire	Description
01	ABC Software SA	Leader mondial du marché des composants RFID
02	XY SaaS SA	Axée sur les solutions RFID et les services infonuagiques

Tableau 6:	sélection des soumissionnaires potentiels

Mode de distribution souhaité

Texte, indication du mode de distribution, par exemple pour les prestations de service, contrat d’entreprise, contrat de prestation avec budget-temps, pour les produits, par exemple achat, leasing, financement

Rôles et responsabilités

Tâches et responsabilités du chef de projet

N°	Tâches et responsabilités	Description
01	Compiler les exigences envers la solution	établir le catalogue des exigences et en assurer le suivi
02	Catalogue de critères pour l’établissement d’une offre	rassembler les critères de soumission des offres
03

Tableau 7 :	tâches et responsabilités du chef de projet

Tâches et responsabilités de l’équipe de projet, y compris organe de contact et de coordination pour les soumissionnaires et fournisseurs

N°	Tâches et responsabilités de l’équipe de projet	Description
01	Questions techniques	clarification des questions techniques par le soumissionnaire
02

Tableau 8 :	tâches et responsabilités de l’équipe de projet

Tâches et responsabilités du service d’achat

N°	Tâches et responsabilités du service d’achat	Description
01	Coordination administrative	coordonner le processus d’un point de vue administratif
02

Tableau 9 :	tâches et responsabilités du service d’achat

Aspects liés aux délais

Date	Exigences	Description
01.02.2022	Préparer les documents d’appel d’offres	préparer et se procurer tous les documents que les soumissionnaires reçoivent pour établir leur offre
01.03.2022	Contacter les fournisseurs potentiels/lancer l’appel d’offres
01.04.2022

Tableau 10 :	aspects liés aux délais

Aspects financiers

Texte, quels coûts l’objet à acheter engendrera-t-il ? Le financement est-il garanti pour l’ensemble du projet d’achat, y compris les coûts subséquents ?

Calcul approximatif des coûts prévisionnels/prévision de la rentabilité

Document Microsoft Excel modifiable (clic droit – Objet Worksheet – Ouvrir)

Aspects relatifs au droit des marchés publics

N°	Exigences	Description
01	Attestation ISO9001	Attestation valable de la certification ISO9001 du soumissionnaire
02	Extraits du registre du commerce	actuel, datant de moins de 3 mois, extraits RH du soumissionnaire

Tableau 11 :	aspects relatifs au droit des marchés publics

Normes applicables à l’achat

Documents à utiliser pour l’achat

N°	Document	Description
01	Étude	Projet entrepôt RFID, étude, 10.10.2021
02	Plan de l’entrepôt	Plan de l’entrepôt ABC, version 3.5, 01.06.2018
03

Tableau 12 :	documents

Étapes du processus d’achat

N°	Étape du processus	Description
01
nn	Jalon Appel d’offres
nn	Jalon Adjudication

Tableau 13 :	étapes du processus d’achat

Formes contractuelles

Formes contractuelles utilisées

N°	Type de contrat	Description
01	Contrat de leasing pour matériel informatique	Le matériel est acheté en leasing
02	Contrat de licence pour logiciel	Contrat de licence pour le logiciel RFID
03	Contrat de prestations pour la maintenance et l’exploitation

Tableau 14 :	types de contrat

Coordination des processus

Manière de gérer les dépendances entre la procédure d’achat et les autres processus situés en amont et en aval

Texte

Mode d’achat différent en fonction des solutions proposées dans l’étude

Texte

Plan d’achat

Texte, quand l’achat aura-t-il lieu ? Quelle est la période ou la durée d’utilisation prévue ? L’appel d’offres et le projet sont-ils bien coordonnés dans le temps ? À quoi ressemble concrètement le plan d’achat ?

Procédure d’appel d’offres

Texte, quatre procédures différentes :
Procédure ouverte. Durant cette procédure, un appel d’offres public est lancé et tout soumissionnaire peut présenter une offre.

Procédure sélective. Durant cette procédure, les soumissionnaires intéressés peuvent déposer une demande de participation. Seuls ceux qui sont sélectionnés par l’adjudicateur peuvent ensuite présenter une offre.

Procédure d’invitation à soumissionner. Durant cette procédure, aucun appel d’offres public n’est lancé. L’adjudicateur demande directement à trois soumissionnaires au minimum de présenter une offre.

Procédure de gré à gré. Durant cette procédure, aucun appel d’offres public n’est lancé. L’adjudicateur attribue un marché directement à un soumissionnaire, en motivant les raisons de cette exception.

Marche à suivre en cas de questions concernant l’appel d’offres et les documents

N°	Étape	Description
01	Rassembler les questions	Les questions des fournisseurs sont collectées
02	Envoyer les questions aux services compétents pour qu’ils y répondent
03	Consolider les réponses
Publier les réponses, les rendre disponibles

Tableau 15 :	marche à suivre en cas de questions concernant l’appel d’offres

Abréviations et glossaire

Abréviation/terme	Explication
HERMES	méthode de gestion pour les projets et programmes ; HERMES 2022 est une norme eCH

Tableau 16 :	abréviations et glossaire

Table des matières

Suivi des modifications	1

Description	1

1	Motif de l’achat, nécessité d’intervention	2

2	Contenu de l’achat	2

2.1	Besoin d’achat	2

2.2	Objet du marché avec type, état et qualité	2

2.3	Disponibilité sur le marché	2

3	Soumissionnaires et fournisseurs	2

3.1	Soumissionnaires et fournisseurs potentiels	2

3.2	Fournisseurs existants	2

3.3	Contrats existants et leur durée	3

3.4	Exigences envers les soumissionnaires	3

3.5	Sélection des soumissionnaires potentiels	3

3.6	Mode de distribution souhaité	3

4	Rôles et responsabilités	3

4.1	Tâches et responsabilités du chef de projet	3

4.2	Tâches et responsabilités de l’équipe de projet, y compris organe de contact et de coordination pour les soumissionnaires et fournisseurs	4

4.3	Tâches et responsabilités du service d’achat	4

5	Aspects liés aux délais	4

6	Aspects financiers	4

7	Calcul approximatif des coûts prévisionnels/prévision de la rentabilité	5

8	Aspects relatifs au droit des marchés publics	5

9	Normes applicables à l’achat	5

9.1	Documents à utiliser pour l’achat	5

9.2	Étapes du processus d’achat	5

10	Formes contractuelles	6

10.1	Formes contractuelles utilisées	6

11	Coordination des processus	6

11.1	Manière de gérer les dépendances entre la procédure d’achat et les autres processus situés en amont et en aval	6

11.2	Mode d’achat différent en fonction des solutions proposées dans l’étude	6

12	Plan d’achat	6

13	Procédure d’appel d’offres	6

14	Marche à suivre en cas de questions concernant l’appel d’offres et les documents	7

Abréviations et glossaire	8

Table des matières	9

Table des tableaux	10

Table des tableaux

Tableau 1 :	contrôle des modifications	1

Tableau 2 : soumissionnaires et fournisseurs potentiels	2

Tableau 3 :	fournisseurs existants	2

Tableau 4 :	contrats existant	3

Tableau 5 :	exigences envers les soumissionnaires	3

Tableau 6:	sélection des soumissionnaires potentiels	3

Tableau 7 :	tâches et responsabilités du chef de projet	4

Tableau 8 :	tâches et responsabilités de l’équipe de projet	4

Tableau 9 :	tâches et responsabilités du service d’achat	4

Tableau 10 :	aspects liés aux délais	4

Tableau 11 :	aspects relatifs au droit des marchés publics	5

Tableau 12 :	documents	5

Tableau 13 :	étapes du processus d’achat	5

Tableau 14 :	types de contrat	6

Tableau 15 :	marche à suivre en cas de questions concernant l’appel d’offres	7

Tableau 16 :	abréviations et glossaire	8