Plan de gestion du projet

Nom de projet

Classification	Sélectionnez un élément.
État	Sélectionnez un élément.
Nom du programme
No du projet
Chef de projet	Chef de projet
Version	0.1
Date	Cliquez ici pour saisir une date.
Mandant	Mandant
Auteur/auteurs
Distribution

Suivi des modifications

Version	Date	Modification	Auteur
0.1

Tableau 1 :	contrôle des modifications

Description

L’élaboration initiale du plan de gestion du projet est marquée le choix de la variante et de la procédure fait dans la phase d’initialisation. En particulier le choix de la procédure, qu’elle soit classique ou agile, influence l’exécution des tâches ainsi que la structure et le contenu des résultats.

Le plan de gestion du projet contient la planification générale du projet ainsi que les principales règles concernant les méthodes, les techniques, les rôles et les utilitaires qui doivent être définies de manière spécifique pour le projet. Il sert de base d’action unique pour tous les participants au projet. Dans le cadre de l’organisation du projet, il fait en sorte que les responsabilités et la répartition des tâches entre les bénéficiaires de prestations, les fournisseurs de prestations internes et, le cas échéant, les fournisseurs externes sont assez clairement définies et documentées. Il est précisé et actualisé en continu pendant le projet selon le principe de la planification et du pilotage continus.

En cas de mise au point agile de la solution, le calendrier de la phase de mise en œuvre est combiné avec le plan de release (agile). Ce plan de release indique l’étendue des releases et le moment où l’exploitation est activée par release. Il est en outre précisé si la décision (facultative) de libération du release est prescrite ou non dans le projet.

À la clôture d’une phase, le plan de gestion du projet est adapté aux nouvelles conditions en vue de l’exécution de la phase suivante. Avant que la phase de clôture ne soit libérée, il est en outre préparé et adapté en conséquence en vue de la clôture du projet.

Texte en italique : remarques sur l’utilisation ou exemples - à modifier ou à supprimer selon les besoins.

Description du projet

Résumé

Brève description du contenu du projet

Phases et jalons (classiques) ou releases (agiles)

Objet Microsoft PowerPoint modifiable (clic droit – objet de présentation – ouvrir), choisir la procédure classique ou agile

Figure 1-	Aperçu du projet avec phases et jalons

Libération du release oui/non (agile)

Texte, le cas échéant motivation de la décision

Scénario avec plan de structure de l’exécution

Phases, modules, tâches, résultats, rôles

Structure détaillée de la mise en œuvre d'HERMES online, ou référence à un document distinct

Dépendances

Dépendance
Projet	Mandat/mesure XY
Sujets pertinents pour le projet
Résultat/décision/fait pertinent pour le projet
Délais	07.05.2022
Impacts sur le projet
Interlocuteur	Chef de projet

Tableau 2 :	dépendances

Organisation d’exécution

Organigramme du projet

Organigramme

Objet Microsoft PowerPoint modifiable (clic droit – objet de présentation – ouvrir), possibilité de choisir la version agile dans l’objet PPT.

Figure 2 -	graphique Organisation du projet

Faire remonter un problème

Les problèmes sont remontés dans le cadre de l’organisation du projet (voir ch. 18).

Si un problème ne peut pas être résolu à un échelon dans les 5 jours, il est transféré en escalade à l’échelon suivant.

Rôles dans l’organisation permanente et l’organisation du projet

Organisation permanente

Rôle dans l’organisation permanente	Nom	Sigle	Unité organisationnelle
Direction
Organes de prescription et de contrôle de gestion : révision interne	Paul Hauser	hap	ABC
Centre de compétences pour la gestion de projet:

Tableau 3 :	rôles dans l’organisation permanente

Organisation de projet

Rôle dans l’organisation de projet	Nom	Sigle	Fonction/ unité organisationnelle représentée
Mandant	Kurt Mahler	mak	Chef de la direction xyz
Comité de pilotage
Chef de projet	Leon Huber	hul
Responsable SIPD
Représentant des utilisateurs

Tableau 4 :	rôles dans l’organisation de projet

Occupation des rôles

Occupation des rôles (y c. équipe de développement [agile])

Équipe	Nom	Sigle	Fonction/ unité organisationnelle représentée
Équipe de développement	Bea Klein	klb	Responsable de l’équipe Scrum
Équipe de développement	Hans Gross	grh	Développeur
Équipe de développement	Peter Will	wip	Développeur

Tableau 5 :	occupation des rôles

Structure des résultats du projet (portée)

Définition de la portée globale du projet. L’élaboration de la structure détaillée de la mise en œuvre constitue un élément important. Elle permet de décomposer un projet en différents lots de travail. La structure détaillée des résultats du projet est la représentation du contenu du projet selon une structure hiérarchique (product-breakdown-structure PBS).

Objet Microsoft PowerPoint modifiable (clic droit – objet de présentation – ouvrir)

Figure 3 -	organigramme technique du projet

Objectifs et critères de qualité (pour l’exécution)

Texte

N°	Objectifs et critères de qualité	Description
01	HERMES 2022	Utilisation d’HERMES 2022
02

Tableau 6 :	objectifs et critères de qualité

Plan de contrôle (assurance de la qualité)

Reprendre les résultats de la structure de mise en œuvre

Phase/résultat	Méthode de vérification	Responsable	Vérificateur	Délai	État
Conception
Rapport de phase	Revue	Mandant	Sutter, Huber	15.05.2022	approuvé

Tableau 7 :	plan de contrôle

Méthode de vérification selon l’annexe Assurance de la qualité

Planification de l’exécution

Plan des délais

Planification détaillée pour la phase actuelle ou suivante du projet
Le cas échéant, référence à un document externe

Jalon	Date prévue	Date réelle
Jalon Libération de l’initialisation du projet	12.01.2022	20.01.2022
Jalon Suite des opérations	12.02.2022	15.02.2022
Jalon Libération de l’exécution	12.03.2022
Jalon Architecture de la solution/concept du produit	12.04.2022
Jalon Concept SIPD	12.05.2022
Jalon Appel d’offres
Jalon Adjudication
Jalon Libération de la phase Réalisation
Jalon Préréception
Jalon Libération de la phase
Jalon Réception de la migration
Jalon Mise en service
Jalon Réception
Jalon Libération de la phase Clôture
Jalon Clôture du projet

Tableau 8 :	jalons et délais (classique)

Plan de release (agile)

Interdépendances et condition, organisation

Releases	Interdépendances et conditions	Organisation
Release 1	Architecture de la solution prête et acceptée
Release 2
Release n

Tableau 9 :	plan de release avec interdépendances et organisation

Délais

Jalon	Date prévue	Date réelle
Jalon Libération de l’initialisation du projet	12.01.2022	20.01.2022
Jalon Suite des opérations	12.02.2022	15.02.2022
Jalon Libération de l’exécution	12.03.2022
Release 1	Jalon Architecture de la solution/ concept du produit
Release 1	Jalon Concept SIPD
Release 1	Jalon Préréception
Release 1	Jalon Réception de la migration
Release 1	Jalon Mise en service
Release 1	Jalon Réception
Release 2	Jalon Architecture de la solution/ concept du produit
Release 2	Jalon Concept SIPD
Release 2	Jalon Préréception
Release 2	Jalon Réception de la migration
Release 2	Jalon Mise en service
Release 2	Jalon Réception
Release n	Jalon Architecture de la solution/ concept du produit
Release n	Jalon Concept SIPD
Release n	Jalon Préréception
Release n	Jalon Réception de la migration
Release n	Jalon Mise en service
Release n	Jalon Réception
Jalon Libération de la phase Clôture
Jalon Clôture du projet

Tableau 10 :	planification des releases (agile)

Plan des coûts/budget approuvé

En générale, document distinct, conformément aux directives de l’organisation permanente

Plan des ressources

Ressources en personnel

Rôle/ Personne	Mois 1	Mois 2	Mois 3	Mois 4	Mois 5	Total	Confirmation du supérieur
Nom
Nom

Tableau 11 :	ressources en personnel

Ressources matérielles

Locaux, infrastructure informatique, logiciels spécifiques, etc.

Ressources matérielles	Quantité	Coûts	Quand	Responsable
Locaux pour le travail de projet	4 salles	01.06.2022	Hans Müller
Infrastructure informatique	12 PC, 6 laptops
Logiciel ABC

Tableau 12 :	ressources matérielles

Plan d’achat

Besoins/désignation	Quantité	Valeur en fr.	Quand	Type d’achat
Business analyst	20 JT	20 000	20.01.2022 – 30.03.2022	Procédure de gré à gré avec plusieurs offres
Développeur	300 JT	280 000	01.04.2022 – 30.06.2022	Procédure ouverte, OMC
Analyse BD	100 h	18 000	20.01.2022 – 30.03.2022	Commande sur la base d’un contrat-cadre
Outils et services	400 h	48 000	01.07.2022- 30.06.2022	Procédure sur invitation

Tableau 13 :	plan d’achat

Plan de communication

Destinataire	Responsable	Contenu	Objectif	Moyen/ support	Délais
Tous les collaborateurs	Mandant	Déploiement de la nouvelle solution	Tous les collaborateurs connaissent la démarche, les délais et l’organisation de support	Flyer (par e-mail)	12.3.2022

Tableau 14 :	plan de communication

Gestion des parties prenantes (spécifique au projet)

Texte

N°	Partie prenante	Gestion/mesures	Responsable	Délais
01	Utilisateur	Assurer l’implication continue des utilisateurs potentiels au moyen d’e-mails sur le (statut du) projet.	Hans Meier	Fin de trimestre
02

Tableau 15 :	gestion des parties prenantes

Rapports

Résultat	Périodicité	Responsable	Destinataire	Délais
Rapport sur l’état du projet	Mensuel	Chef de projet	Mandant	Premier jour ouvrable du mois
Rapport de phase	Fin de la phase de conception	Chef de projet	Mandant	Voir planification

Tableau 16 :	rapports

Directives, méthodes, instruments de travail et outils

Titre	Directives, méthodes et outils	Version
Gestion de projet	HERMES	HERMES 2022
Achat	LMP, OMP
Logiciel pour xyz	Outil aaa	10.2

Tableau 17 :	directives, méthodes et outils

Assurance de la qualité

Le test est défini dans le concept de test. Les vérifications sont définies dans le chapitre Plan de vérification du plan de gestion du projet. Les méthodes de vérification suivantes sont utilisées dans le projet.

Méthode de vérification	Description
Revue écrite (RE)	Le résultat est envoyé par e-mail aux vérificateurs. Ces derniers le vérifient indépendamment les uns des autres et établissent un rapport de vérification avec leurs conclusions. L’auteur procède aux modifications ou les rejette en justifiant sa décision dans un e-mail au vérificateur concerné.
Revue orale (RO)	Les conclusions formulées par écrit sont discutées à l’occasion d’une réunion de revue. Les modifications ou mesures nécessaires y sont décidées; elles sont attribuées à des responsables, avec fixation d’un délai. Une RO présuppose toujours une RE préalable. Le résultat d’une RO est un procès-verbal de revue, qui doit être signé par les participants.
Passage en revue (walk through)	Un passage en revue est une vérification moins formelle qu’une revue. En examinant les résultats disponibles à un instant déterminé, le vérificateur essaie de se faire une image de l’état actuel des travaux.

Tableau 18 :	assurance de la qualité

Si des résultats sont reçus dans le cadre d’une procédure de consultation de spécialistes, une revue écrite est obligatoire.

Gestion des modifications

Texte, description

Objet Microsoft PowerPoint modifiable (clic droit – objet de présentation – ouvrir)

Figure 4 -	gestion des changements

Gestion des risques

Les risques liés au projet sont mentionnés pour la première fois dans le mandat de projet puis repris et actualisés dans le rapport sur l’état du projet et le rapport de phase.

Pour évaluer les risques, il faut déterminer pour chaque risque la probabilité d’occurrence et le degré de conséquence. Il faut définir ici les variables.

Échelle d’évaluation de la probabilité d’occurrence

Évaluation	Description de la probabilité d’occurrence
1 = faible	improbable, moins de 20 %
2 = moyenne	moyennement vraisemblable, entre 20-50 %
3 = élevée	très probable, plus de 50 %

Tableau 19 :	échelle d’évaluation de la probabilité d’occurrence

Évaluation	Conséquence sur le résultat du projet	Conséquence sur le délai	Conséquence sur les coûts
1 = faible	Défaut minime	jusqu’à 1 mois, minime	aucune
2 = moyenne	Défaut important	1 à 3 mois, important	5 à 20 %, important
3 = élevée	Défaut majeur	plus de 3 mois, majeur	plus de 20 %, majeur

Tableau 20 :	échelle d’évaluation du degré de conséquence

Ces valeurs permettent de déterminer la représentation du risque dans la matrice. La flèche (risque 2) indique l’évolution par rapport à l’évaluation précédente.

Matrice des risques

Figure 5 -	matrice des risques

Degré de conséquence. Une ou plusieurs mesures sont planifiées pour chaque risque.

N°	Description du risque	PO	DC	CR	Mesures	Resp.	Délais
R1	Système informatique pas assez performant	3	3	9	Tests de performance	CP	01.01.2022
R2	Spécialiste métier non disponible pour la phase conception	2	2	4	Accord avec l’organisation permanente	CP	12.12.2022
R3	Réorganisation dans l’organisation permanente	3	1	3	Assurer la succession	Mandant	31.12.2022
Légende : PO= probabilité d’occurrence : 1 faible/2 moyenne/3 élevée ; DC= degré de conséquence : 1 faible/2 moyen/3 ;élevé, CR=coefficient de risque = PO x DC

Tableau 21 :	matrice des risques

Procédure de transmission des problèmes

La procédure de transmission des problèmes est une mesure visant à faire remonter les problèmes à laquelle il ne faut recourir que dans des cas exceptionnels et avec la plus grande prudence. Dans le cadre d’un projet, il vaut toujours mieux commencer par essayer de résoudre les conflits au moyen d’autres mesures et de faire jouer ses propres compétences et ses capacités à communiquer. En effet, faire remonter un problème peut entraîner d’autres problèmes.

La procédure à suivre pour faire remonter un problème est définie une fois pour toute la durée du projet. Elle peut toutefois être adaptée à tout moment selon les circonstances.

Dans un projet, une telle procédure est lancée lorsqu’un conflit dégénère ou qu’un problème ne trouve pas de solution. Les problèmes qui ne peuvent pas être résolus par la conduite du projet, faute de compétences ou de moyens, sont transmis au pilotage du projet dans le cadre du processus de règlement des problèmes. Le pilotage du projet les traite avec la priorité et l’urgence nécessaires.

La description du processus de règlement des problèmes est neutre et indépendante des rôles. Elle comprend la délégation progressive d’un conflit sans issue ou d’un problème impossible à résoudre à une instance supérieure du projet : du niveau de la direction, à celui pilotage et ensuite à l’échelon supérieur à l’intérieur du niveau de pilotage.

Elle précise également les circonstances dans lesquelles il est possible de sauter des niveaux hiérarchiques et celles dans lesquelles cela n’est pas approprié.

Gestion des documents

Classement des documents

Outils, lieu de classement, gestion des accès

Conventions de dénomination

Pour que les documents relatifs au projet puissent être identifiés de manière simple et univoque, les noms de fichier sont définis selon les conventions :

Nom du projet-désignation du document.Type de fichier

Exemple :

HMH-mandat de projet.docx

Versions de documents

Les modifications d’un document doivent être mentionnées dans son contrôle des modifications.

Utilisation de numéros de version

Les numéros de version V0.1, V0.2, V0.3….V0.9 désignent les versions de documents en cours d’élaboration.

Le numéro de version V1.0 désigne la première version du document ayant fait l’objet d’une réception.

Le numéro de version V1.1 désigne la première version modifiée après la réception.

Le numéro de version V2.0 désigne la deuxième version du document ayant fait l’objet d’une réception.

Gestion des versions

Objet Microsoft PowerPoint modifiable (clic droit – objet de présentation – ouvrir)

Figure 6 -	gestion des versions

Documents datés

Si la date d’élaboration d’un document est importante, elle doit figurer dans le nom du fichier.

Exemple : procès-verbal de réunion

HMH-procès-verbal-réunion-équipe-base-2020-12-05.docx

L’indication d’une date peut aussi servir à indiquer une version du document. Mais il n’est pas judicieux de combiner date et numéro de version.

Afin que les documents soient classés dans l’ordre chronologique, la date doit être indiquée selon le schéma suivant : AAMMJJ (ou AAA-MM-JJ). Si elle est placée en tête, elle sera déterminante pour le classement. Si le nom est placé en tête, les documents seront classés d’abord par ordre alphabétique puis par ordre chronologique (date ou version).

Recommandation sur l’utilisation de la date

Dans la pratique, l’utilisation de la date s’est imposée dans la plupart des cas. Et comme les documents peuvent normalement toujours être triés par date, il est plus utile de placer le nom en tête (nom-du-document-AAMMJJ.xxx) afin de permettre un classement alphabétique.

De plus, on peut aujourd’hui revenir à la forme courte (AAMMJJ) comme avant l’an 2000.

Nom du projet-désignation du document.AAMMJJ.Type de fichier

Exemple :

HMH-mandat de projet-211126.docx

HMH-mandat de projet-211205.docx

Abréviations et glossaire

Abréviation/terme	Explication
HERMES	méthode de gestion pour les projets et programmes ; HERMES 2022 est une norme eCH

Tableau 22 :	abréviations et glossaire

Table des matières

Suivi des modifications	1

Description	2

1	Description du projet	3

1.1	Résumé	3

1.2	Phases et jalons (classiques) ou releases (agiles)	3

1.3	Libération du release oui/non (agile)	3

2	Scénario avec plan de structure de l’exécution	3

3	Organisation d’exécution	4

3.1	Organigramme du projet	4

3.2	Rôles dans l’organisation permanente et l’organisation du projet	5

3.3	Occupation des rôles	5

4	Structure des résultats du projet (portée)	6

5	Objectifs et critères de qualité (pour l’exécution)	6

6	Plan de contrôle (assurance de la qualité)	7

7	Planification de l’exécution	7

7.1	Plan des délais	7

7.2	Plan de release (agile)	8

8	Plan des coûts/budget approuvé	9

9	Plan des ressources	9

10	Plan d’achat	10

11	Plan de communication	10

12	Gestion des parties prenantes (spécifique au projet)	10

13	Rapports	10

14	Directives, méthodes, instruments de travail et outils	11

15	Assurance de la qualité	11

16	Gestion des modifications	12

17	Gestion des risques	12

18	Procédure de transmission des problèmes	14

19	Gestion des documents	14

19.1	Classement des documents	14

19.2	Conventions de dénomination	14

19.3	Versions de documents	15

Abréviations et glossaire	17

Table des matières	18

Table des figures	19

Table des tableaux	19

Table des figures

Figure 1-	Aperçu du projet avec phases et jalons	3

Figure 2 -	graphique Organisation du projet	4

Figure 3 -	organigramme technique du projet	6

Figure 4 -	gestion des changements	12

Figure 5 -	matrice des risques	13

Figure 6 -	gestion des versions	15

Table des tableaux

Tableau 1 :	contrôle des modifications	1

Tableau 2 :	dépendances	4

Tableau 3 :	rôles dans l’organisation permanente	5

Tableau 4 :	rôles dans l’organisation de projet	5

Tableau 5 :	occupation des rôles	5

Tableau 6 :	objectifs et critères de qualité	6

Tableau 7 :	plan de contrôle	7

Tableau 8 :	jalons et délais (classique)	7

Tableau 9 :	plan de release avec interdépendances et organisation	8

Tableau 10 :	planification des releases (agile)	9

Tableau 11 :	ressources en personnel	9

Tableau 12 :	ressources matérielles	9

Tableau 13 :	plan d’achat	10

Tableau 14 :	plan de communication	10

Tableau 15 :	gestion des parties prenantes	10

Tableau 16 :	rapports	11

Tableau 17 :	directives, méthodes et outils	11

Tableau 18 :	assurance de la qualité	11

Tableau 19 :	échelle d’évaluation de la probabilité d’occurrence	12

Tableau 20 :	échelle d’évaluation du degré de conséquence	13

Tableau 21 :	matrice des risques	13

Tableau 22 :	abréviations et glossaire	17